客户档案管理制度

客户档案管理制度（精选13篇）

　　在社会发展不断提速的今天，越来越多人会去使用制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编为大家整理的客户档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

　　客户档案管理制度 篇1

　　作为公司的市场与客户主管，我的其中一个重要职责是与客户保持良好的关系，并及时整理好客户资料，向公司提供客户最真实和准确的资料，使公司的经营顺利进行，更好地追求最大利润。而为了使我的工作有条不紊地展开，我设计了以下的客户档案管理办法:

　　第一条 目的:

　　本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国内和国际营销效率，扩大国内和国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

　　第二条适用范围:

　　企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

　　第三条内容:

　　1.客户基础资料

　　客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

　　客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

　　2.客户特征

　　服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

　　3.业务状况

　　主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

　　4.交易活动现状

　　主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

　　第四条 方法

　　1.建立客户档案系统

　　本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行:

　　(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

　　(2)向客户派发客户资料表，请客户填写。

　　(3)委托专业调查机构进行专项调查。

　　2.客户分类

　　利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。

　　客户分类的主要内容包括:

　　(1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

　　(2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

　　3.客户构成分析

　　利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

　　客户构成分析的主要内容包括:

　　(1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

　　(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

　　(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

　　4.客户信用分析

　　在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

　　第五条 客户档案管理应注意的问题:

　　在客户档案管理过程中，需注意下列问题:

　　1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

　　2.客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。

　　3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

　　4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

　　客户档案管理制度 篇2

　　第一章总则

　　一、目的

　　为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

　　二、范围

　　与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

　　三、职责

　　公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

　　第二章档案的内容和建档方法

　　一、客户档案的内容包括以下四项资料：

　　1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

　　2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

　　3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

　　4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

　　二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

　　第三、建档方法

　　销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

　　第四章保密规定

　　一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

　　二、档案的保存

　　公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

　　三、客户档案的查阅

　　1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

　　2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

　　客户档案管理制度 篇3

　　一、客户资料管理办法总则。

　　为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

　　二、客户资料管理办法管理范围。

　　1、公司已合作客户（老客户）、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。

　　2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

　　3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

　　三、客户资料的内容。

　　完整的客户资料包括以下资料信息：

　　1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

　　a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。

　　b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者（法人代表）、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式（电话、传真、邮箱）等方面。

　　C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

　　2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

　　1）、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；

　　2）、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

　　3）、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模（营业额、员工人数）、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息（爱好或偏好、生日等）、业务发展趋势等。

　　3、客户档案的更新、修改。

　　1）、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

　　2）、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

　　3）、积累客户年度业绩和财务状况报告。

　　4）客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录（销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录）

　　4、建立客户交易资料

　　客户与竞争对手合作信息（合作方式、交易额、付款方式）、客户与公司历史交易信息（合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因）等。

　　四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。

　　五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。

　　六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

　　七、客户管理。

　　1、接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

　　2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。

　　3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。

　　4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

　　八、客户资料管理办法附则。

　　本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

　　客户档案管理制度 篇4

　　1、目的

　　对客户资料进行有效管理，及时对顾客需求与信息进行沟通，确保顾客满意，客户档案管理制度。

　　2、范围

　　适用于顾客的信息管理、产品质量跟踪、顾客投诉、顾客满意度管理等。

　　3、职责

　　3.1营销总公司负责客户档案管理、产品质量跟踪、顾客投诉处理、顾客满意度调查等组织工作；

　　3.2各部门、各矿负责协助销售部完成各项顾客相关的工作。

　　4、客户档案的管理

　　4.1.1客户信息资料的收集整理

　　销售部通过市场信息的收集、顾客拜访销售人员统计，过程中收集客户的资料，并汇总

　　4.1.2客户档案的建立与管理

　　a)销售部、人事部联营办负责建立各自客户档案，客户档案应包括以下内容：

　　1.客户联系方式，包括电话、联系人、网址等；

　　2.客户信用状况描述；

　　3.客户以往交易记录等。

　　b)客户档案设专人管理，并根据客户的交易情况对档案内容进行及时更新；

　　c)客户档案由销售总监进行审批确认。

　　5.1.3客户档案的使用与保密

　　a)客户档案是公司市场管理重要参考内容，尤其是在与顾客签定合作关系是，相关人员应查阅客户的档案资料；

　　b)客户档案资料公司的重要保密资料，未经公司总经理授权，任何人不得查阅及外传，否则公司按《保密管理制度》进行责任追究，管理制度《客户档案管理制度》。

　　5、客户关系维护管理

　　5.1.1公司办公室负责客户关系维护管理；

　　5.1.2客户关系维护管理的方式包括：

　　a)定期（节日或其他重要活动）与不定期（日常）的客户拜访与沟通；

　　b)客户产品使用情况的意见与建议调查；

　　c)顾客满意度调查等。

　　5.1.3相关业务部门负责客户关系维护的具体管理实施；

　　5.1.4客户关系维护管理应形成记录，并作为客户档案内容进行保管。

　　6、售后服务管理

　　a)营销总公司每年至少进行一次全面的顾客满意度调查；

　　b)公司办公室向顾客发放〈顾客满意度调查表〉，满意度调查的内容应包括、服务质量、套餐价格价格、公司评价等；

　　c)公司对反馈回来的调查表进行汇总、分类，并进行统计分析，编制“顾客满意度调查分析报告”，经总经理审批后发放到相关部门；

　　d)当顾客满意度未能达到公司规定要求时，由办公室组织，针对顾客满意度较低方面提出纠正预防措施进行改进。

　　7、客户投诉管理

　　7.1相关业务部门是客户投诉的接收部门；

　　7.2客户对服务质量的不达标投诉，由相关业务部门组织，报请公司生产处协同处理，处理结果公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；

　　7.3客户对服务过程中的不满意投诉，由相关业务部门负责组织处理，处理结果经公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；

　　8、相关/支持性文件

　　8.1《市场信息管理制度》；

　　8.2《保密管理制度》。

　　客户档案管理制度 篇5

　　1、安全档案管理工作是一项科学的工作，是学校管理工作的重要组成部分，因此安全档案管理人员要有强烈的责任心，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速、准确、及时地将各类安全方面的信息、资料、文件归档。

　　2、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订。编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要求符合上级有关部门的统一要求。

　　3、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便入室内。

　　4、各类资料进入档案室，必须严格登记制度，借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

　　5、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理和销毁。

　　6、按《档案法》规定，要求做好收集、整理装订工作。

　　客户档案管理制度 篇6

　　1.服从市场部经理领导，按要求完成下达任务。

　　2.根据业务员反馈的客户资料经市场监察人员核实后，据《客户档案管理制度》建立客户桂案。

　　3.严格保守商业秘密。

　　4.根据信息反馈管理人员及市场监察人员、业务员提供的资料及时更新客户档案。

　　5.客户档案评估，及时、准确向市场部经理提供依据(或:非现款交易方式应经历“签字”程序)。

　　6.其他临时性相关工作。

　　客户档案管理制度 篇7

　　1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立，交直接上级审核，专人负责保管。

　　2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善，填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

　　3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管，分类整理。

　　4、档案的保管应严格执行档案借阅制度，不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

　　5、客户档案是公司的重要财产，任何人不得据为己有。

　　客户档案管理制度 篇8

　　一.制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

　　二.管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三.适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1. 收集客户单位资料

　　2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3. 客户装修工程文件

　　4. 客户迁入时填具之资料

　　5. 客户资料补充

　　6. 客户联络资料

　　7. 紧急事故联络人的资料

　　8. 客户与管理处往来文件

　　9. 客户违规事项与欠费记录

　　10. 客户维修记录

　　11. 客户投诉记录

　　12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

　　四.注意事项

　　1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

　　3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

　　4. 接听客户投诉，解决客户投诉;

　　5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。

　　客户档案管理制度 篇9

　　为加强档案管理制度，规范日常档案管理，有效利用客户档案信息开发销售和服务市场，巩固和提高用户满意度，根据上海大众斯柯达厂方档案管理要求及数据管理规定，特制定《客户档案管理制度》作为标准，遵照执行。

　　一、用户档案的范围

　　包括由本公司销售的整车用户档案和到本公司维修的售后用户档案，其中维修的售后用户档案包括由本公司销售的新车用户后期转到维修服务部门的车辆用户档案和非本公司售车的它店用户到店维修的车辆用户档案。

　　二、用户档案的要求

　　1、所有销售的整车用户档案以及售后维修的车辆用户档案，均分为书面形式的纸质档案和电子信息形式的电子档案。

　　2、按照上海大众厂家要求，客户关爱部设立档案管理人员管理本公司的用户档案。

　　3、所有车辆用户档案实行一车一档，使用统一标准的用户档案袋。

　　4、客户关爱部应配置保存用户档案的档案柜等专用设施，书面用户档案必须存放于专用档案柜中，严格按照《档案保密制度》进行管理；电子档案应设置相应的用户名和密码等，防止被他人盗用、窃取、破坏。

　　5、对于移交的销售新车用户档案及售后维修档案，客户档案管理员应建立《用户档案签收薄》，每日将销售部和服务部转交的书面用户档案信息进行登记，存放到相应的用户档案袋内，同时建立相应的电子信息档案。

　　6、对于需借阅用户档案的部门及人员必须严格按照《档案借阅制度》进行管理，确保用户档案的信息资料和维修凭证齐全。

　　三、用户档案管理的职责划分

　　1、客户关爱部是本公司用户档案的组织管理和责任部门，对本公司用户档案的形式、内容、建立、维护、更新、保管、使用、安全和保密等工作承担组织、指挥、管理职责和后果责任。本公司相关部门应按本办法规定服从、配合客户关爱部完成用户档案管理的相关工作。

　　2、销售部是销售用户档案的建立、补充、维护、更新的责任部门，销售总监包含销售经理是本部门销售用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移交、补充完善承担责任。

　　3、售后部是维修用户档案的承接、建立、补充、维护、更新、完善的责任部门，服务总监包含服务经理是维修用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移

　　四、用户档案管理的移交管理及具体流程

　　1、 新车档案由销售部在销售车3个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。销售部检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查——复印及扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。新车档案构成：

　　1）绿卡：包括客户名称、联系人、联系手机及电话（座机需加上区号）、联系地址等信息）

　　2）购车发票复印件

　　3）销售合同原件

　　4）身份证复印件（需两面）或组织机构代码证复印件

　　5）交车检查表

　　6）行驶证复印件

　　7）保险单复印件

　　8）衍生服务清单

　　9）车辆合格证复印件

　　10）交车照片

　　11）新车PDI检查表

　　12）其它证明类文件（特定客户）

　　2、 售后档案由售后服务部在交车1个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。服务顾问检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查逐—复印扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。具体资料构成：

　　1） 小修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（增项单、试车表、定损单、对应项目专用工具检查数据、估算单）、12项免费检查表

　　2） 首保车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、首保卡复印件、12项免费检查表

　　3） 保养车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、12项免费检查表

　　4） 大修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、试车单、估算单、12项免费检查表

　　5） 索赔车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（备件发票复印件、试车单、损坏零件及车辆信息照片、测试及故障报告、对应项目专用工具检查数据）、12项免费检查表

　　五、违规处罚管理条例

　　1、销售顾问超过交车后3个工作日上交档案者，罚款50元/车次。

　　2、销售顾问移交的检查类档案，无用户签名（或签名错误），罚款20元/项。

　　3、服务顾问每次接修时未核对、明确当次进厂的联系人及其唯一联系方式者，罚款50元/车次。

　　4、服务顾问未在交车后一个工作日内移交或完善补齐全套档案者，罚款50元/车次。

　　5、服务顾问移交的书面纸质用户档案不完整、错误、不符合要求者，罚款20元/项，其中无用户签名（或签名错误）罚款50元/项，无内部人员签名（或签名错误）罚款20元/项。

　　6、销售顾问一月内累计用户档案违规受处罚2次者，在第2次违规起罚款翻倍；服务顾问一月内累计用户档案违规受处罚3次者，在第三次违规起罚款翻倍，并可视情况将当月绩效工资实行10%—30%的扣罚。

　　7、档案遗失：因未及时整理、维护用户档案，或是因未严格执行用户档案借阅规定，造成用户档案遗失、毁损的，另罚款20元/件。

　　8、针对各部门档案上交及时率和完整率，将此数据纳入部门负责人绩效考核比当中。

　　9、以上违规处罚由客户总监负责检查、执行。

　　10、档案管理员在执行中遇违规问题应责令相关人员立即改正，如其未在一个工作日内改正的，视同再次违规，可予以同额同等再次处罚，以此类推，直至改正。

　　六、本办法由客户关爱部负责执行和解释，并可根据上海大众斯柯达及公司的相关新的规定（变更）进行相关修订和解释。

　　七、附则

　　1、本制度由客户关爱部制订并负责解释，经总经理批准后施行，修改时亦同。

　　2、本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准

　　3、本办法自颁布之日起执行

　　客户档案管理制度 篇10

　　一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

　　二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

　　三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

　　四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

　　五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

　　六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

　　七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

　　客户档案管理制度 篇11

　　一、目的

　　为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

　　二、适用范围

　　适用于公司档案资料的管理。

　　三、管理职能

　　（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

　　（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

　　1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

　　2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

　　3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

　　4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

　　5、建立档案检索索引；

　　6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

　　7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

　　8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

　　9、遵守保密制度。

　　（三）各部门管理职责

　　1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

　　2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

　　3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

　　四、资料归档管理

　　（一）归档资料范围

　　1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

　　2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

　　3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

　　4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

　　5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

　　6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

　　7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

　　8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

　　9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

　　10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

　　11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

　　12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

　　13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

　　14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

　　15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

　　16、公司组织开展各类活动形成的.相关资料；

　　17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

　　18、其他具有保存价值的资料。

　　（二）归档资料收集

　　1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；

　　人事档案由人事管理部门管理；

　　生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；

　　其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

　　2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

　　如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

　　3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

　　4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

　　5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

　　6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

　　（三）资料归档要求

　　1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

　　2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

　　3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

　　4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

　　（四）归档时间

　　1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

　　2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

　　3、报刊于次月初从各部门收回归档；杂志、图书资料于次年二月收回存档。

　　4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

　　（五）归档移交

　　1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

　　2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

　　3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

　　五、档案保管

　　（一）收件登记

　　1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

　　2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

　　（二）档案分类

　　1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

　　A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

　　B——综合管理类：

　　01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

　　02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；

　　按小类立卷。

　　03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

　　04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

　　05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

　　C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

　　02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

　　03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

　　D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

　　02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

　　03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

　　04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

　　E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

　　02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

　　03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

　　F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

　　02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

　　04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

　　05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

　　G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

　　H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

　　I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

　　J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

　　2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

　　X-XX-XX-XX卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J 3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

　　4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

　　5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

　　（三）档案保管

　　1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

　　2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

　　3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

　　4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

　　5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

　　6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

　　7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

　　六、档案的借阅和利用

　　1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

　　2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

　　3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

　　4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

　　5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

　　6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

　　七、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

　　3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

　　4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

　　八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

　　客户档案管理制度 篇12

　　一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

　　四、带给利用档案时，按学校有关规定收费。

　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律职责。

　　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案资料。

　　客户档案管理制度 篇13

　　为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

　　(一)档案安全保密制度

　　1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

　　2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

　　3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

　　4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

　　5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

　　(二)档案保管制度

　　1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

　　2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

　　3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

　　4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

　　5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

　　(三)档案利用制度

　　1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。

　　2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

　　3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

　　4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

　　5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

　　6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

　　(四)立卷归档制度

　　1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

　　2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

　　3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

　　4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。