订货会流程安排

订货会流程安排范本

　　篇一：品牌公司订货会流程及注意点

　　开订货会的目的是获得高业绩，有些公司的订货会能达到预期目的，有些公司却达不到。先列举不成功订货会一些表现：某公司召开全国订货会，在饮食上却没有注意南北口味，让去长沙开会的其他地方客户吃湘菜和大米饭，结果北方客户成群结队到超市买方便面或到饭店吃面食；客户竟然将展厅样品玩具悄悄带走，甚至出现哄抢现象，搞得厂家不得不出具通知要求客户归还样品等；还有因厂商矛盾没有解决出现围攻和谩骂工作人员和公司领导的情况……有的公司召开订货会，吃住行都报销，有的仅仅负责几餐饭。一般北京、上海、广州市内的公司召开订货会的时候很少有接站的，负责食宿的很少，有的要收取一定会务费。本人结合以前从事工作，归纳整理出订货会三大阶段，细分为十步骤。十步骤涉及企业各个部门，体现企业团队作战能力和精神面貌，反映企业文化，最终为业绩服务。玩具、文具、书包、鞋、服装、床上用品、图书等商品订货会都可以参照十大步骤，下面以服装为例进行阐述。服装公司除了刚成立时举行的第一次订货会外，其他订货会都是承接上次，上次订货会订单开始生产，公司派人跟单后的同时即进入下一季服装的设计、打版、样衣生产阶段。春夏订货会一般在8-9月份，秋冬订货会一般在4-5月份。

　　一、订货会前期准备

　　1、公司对渠道销量、竞争对手、库存等分析后，开始设计下季产品、核算成本后确定价格。

　　2、出台订货会政策：对上季服装进货情况进行分析，总结相关政策优劣：哪些政策执行不理想，哪些政策已不合时宜，特别是那些没有带动销售额或没达到预期的要进行调整。调整后政策要利于订货额的提高，订货会结果会有明显的政策导向，比如规定订购50万享受优惠，那就会出现许多50万的订单，45万以上的订单会很少。政策要锁定渠道招商目标，希望寻找资金实力100万的还是10万的；政策最好是套餐式的，明确如何让客户获得赠品、广告衫或营业员工作服等。

　　3、最关键的还是参加订货会的客户要有一定的数量，老客户一个不能少，新客户多多益善。这里关键要通过广告或其他形式寻找更多新客户参加订货会。一些小型公司召开订货会，客户不足百人，订货会没有气势。订货会最吸引人的地方就是产品要好，其次是政策，其次是服务，当然这些还是要讲系统组合的。

　　4、提前一个月定好开会日期，并通知相关部门和老客户，公司要通过分支机构先进行大致通知或对客户进行书面邀请。

　　二、订货会中期准备：

　　1、公司行政部门负责后勤工作，负责宾馆、酒店、参会代表牌制作、车队租赁等工作，一般都有协议单位。公司要提前半月正式通知老客户，邀请新客户，要求客户填写参会回执，回执上要求客户提报准确人数、性别、拟乘坐车次、航班等情况。初步确定参会客户数量后，据人数确定宾馆和饭店客房数和就餐桌数，一般都是订几备几和自备酒水。接着要给酒店、宾馆交纳订金。如果有走秀活动，还要邀请模特表演队。

　　2，其他各种费用的预算上报和申请，促销品的准备，会议资料、打印订单并检查有无失误。

　　3、公司参会人员进行会议政策研究、制定和学习，业务人员要预估所负责客户的最高或最低起订量。负责人进行订货会前期动员，给每个业务人员下达订货任务。

　　三、订货会后期准备

　　1、订货会展厅布置：展厅一般要分系列出样或据一定故事进行陈列，由陈列师进行统一指挥和协调，除正季服装外，还要有特卖区，展厅布置好后，还要进行调整。陈列要不断发现问题，挑剔毛病，没有最好，只有更好！展厅布置完毕后垃圾要及时清理，并安排好相应人员保持整洁。

　　2、订货会要进行T台走秀的，要搭好T型台，模特队要训练到位。

　　3、迎来送往：公司要安排好汽车站、火车站、机场接站车辆和接站负责人，打印接站人员名单、需要接站客户名单，名单要留好联系方式。负责人要安排好接站班次，分接早晨和中午，接下午和晚上的两组；两组要交接好。接站负责人最好安排相应人员给客户提前电话联系，约好接站地点，告知接站牌及接站车牌号码。

　　4、安排好订单数据录入人员和收取现金的财务人员，安排好订货会新闻发言人或唱单人、现场秩序维持人、商品保管人、音响管理人、督促客户就餐人、督促客户参加会议人；设置客户休息区等，做报告人员要提前进行彩排。

　　5、参加订货会工作人员要召开最后一次碰头会，把所有流程再过一遍，发现问题随时解决。

　　四、订货会开始

　　1、会议接待人员要提前入住住宿酒店，并在酒店明显位置标好指示牌和挂好相关条幅；安排好客户的早、午、晚餐。

　　2、为未能赶上公司餐饭的客户和接站人员准备一些食物；

　　3、客户报到应能领取会议相关议程、参会牌、会议赠品、广告衫、订单、铅笔、笔记本、餐券等；会议接待人员同时要做好客户就餐地点的通知、订票和返程时刻的登记工作。

　　4、客户入住一段时候后，业务人员要去其下榻房间和客户进行简单沟通，并提出相关要求或建议订货量。听取客户意见，做好反馈。

　　五、会议开始：

　　1、主持人宣布会议开始，并宣读会议程序；公司领导致欢迎词；总经理或业务部做汇报：包括取得的业绩、发现的问题，汇报内容要做成ppt，有图片、有视频；公布代理商业绩排行榜，对优秀者点名表扬，讲解本次会议政策，对某些方面进行强调；商品部或生产部对本次服装款式、面料、做工等特点进行讲解；邀请成功代理商做经验交流；对业绩优异者颁奖。主持人还可宣布订货金额达到一定额度的可参加抽奖等。

　　2、模特走秀：模特在音乐声中走秀，展示新款式、新卖点，这一举措往往能促进展示款式的订货量。

　　3、订货会关键时刻：客户订货时每个展台要有相应部门工作人员进行解说，设计师要带好耳麦和话筒给客户进行讲解，新客户要有专人给予专门指导。必要时，可向全体客户就某些反映强烈的问题进行说明或培训。

　　4、客户订货完毕后，将订货单交给接单人，由接单人把订单交给相应区域打单人进行订单输入和统计；订货会新闻发言人喊话，通知客户订单结果，并由财务人员收取订金；由业务人员现场签订合同等。新闻发言人及时对一些大额订单和好消息进行播报，以刺激订量提升。

　　5、统计人员及时将订货量汇总给相应负责人，以采取应急措施。有时可据现场情况临时出台相关激励政策。

　　6、订货会晚宴：1)、主持人宣布晚宴开始，公司领导致祝酒词，相关部门领导人公布订货额、客户订货排名，对订货额第一名进行奖励，举行颁奖仪式、获奖客户和领导合影留念。此时宴会出现第一个高潮，下面开始觥筹交错。2)进行抽奖，出现的一等奖会将现场气氛带到第二个高潮。3)公司领导和相关部门负责人开始给客户敬酒；同时上演精彩节目或由公司和客户进行才艺表演，有些节目也会活跃现场气氛。

　　六、返程

　　1、第二天零散客户继续订货，其他客户由公司安排送站。

　　2、安排好零散客户的早餐、午餐。

　　七、经验总结：

　　1、对订单进行分析，是超额完成还是离目标差一段距离；公布各业务人员订货排行榜，总结成功经验，吸取失败教训。继续跟踪一些客户，确定需特批的客户。

　　2、再次促单：订货会后有些客户的订单还要出现波动，业务人员可结合公司政策进行再次促单。

　　八、汇总各款服装订量，删掉不足生产量的款式，设计部总结产品订货情况，对相应设计师进行奖罚。

　　九、公司和生产厂家谈妥价格后下单生产，同时要求客户打款，商品到库后给客户根据订单发货、通知客户到货信息等。接下来，客户开始新装销售。

　　十、准备下次订货会订货会十大步骤，必然帮企业订出高业绩！

　　篇二：订货会工作段事务

　　一、订货会的时间安排

　　订货会召开的时间一般为：下季春鞋在本年10月18日——10月26日之间的某一天开始；下季夏鞋在本年12月18日——12月26之间的某一天开始（或正月二十左右）；秋鞋在本年5月12日——5月18日之间的某一天开始；冬鞋在本年6月26日——7月2日之间的某一天开始。订货会一般为6天（代理客户4天，公司主体2天），特殊情况时间可适当延长。

　　订货会具体召开的时间，由客服部根据大多数客户便于到达的时间（参考其他品牌订货会召开的时间，因许多客户代理很多品牌，还要参加其他品牌的订货会）、以及商品部货品的组织情况共同商定，一般要提前20天确定。订货会时间确定后，由客服部通知商品部、企划部、物流信息部、市场部、办公室做好订货会的准备工作。

　　二、客户部准备工作

　　客服部根据现有客户和市场拓展部提供的新开拓的客户的名单，制作邀请函，邀请客户参加订货会。邀请函制作好后，要根据路途远近的不同，信件到达时间长短，决定邮寄的时间，以使邀请函在订货会召开前3天到达客户手中。在邀请函寄出的同时，客服部人员以电话的方式与客户进行联系，告之订货会召开的具体时间，进一步邀请其参加。客

　　户明确答复参加订货会，客服部人员需与客户确定其抵沪的具体时间、具体地点（何日何时到达何车站或飞机场，要明确具体的到达地点，特别是火车站和机场要注明是上海站还是上海西站，是浦东机场还是虹桥机场），便于车辆接待。同时要将客户抵沪的时间、地点、到达人数、预计逗留天数、住宿所需房间数制作成表格（见订货会客户统计表），提前一天报至办公室。在订货会召开前，客服部需复印好《订单表》（见《订单表》格式），并装订成册，准备好写订单用的圆珠笔或铅笔（将铅笔用铅笔刀刨好）。《订单表》上注明下单的配码，引导客户按标准配码下单。

　　配码比例分为A、B、C、D、E、F共6类，在女鞋34-39码，男鞋38-43码的情况下，各类配码比例为：

　　A类配码为，1：2：2：2：1：0；

　　B类配码为，0：1：2：2：2：1；

　　C类配码为，1：1：2：2：1：1；

　　D类配码为，1：2：3：3：2：1；

　　E类配码为，0：2：2：2：1：1；

　　F类配码为，1：1：2：2：2：0。

　　客服部要领取能反映企业文化、企业规模的宣传画册备用。

　　在客户抵达前，财务科向客服部提供客户往来明细帐目，便于客服部与客户对帐。

　　三、商品部准备工作

　　商品部开发选样人员在订货会召开前，要根据品牌的风格、定位搜

　　集适合于本品牌的样品。一般情况下，春鞋新款样品女鞋在500款左右，男鞋在200款左右；凉鞋新款样品在400款左右；秋鞋新款样品女鞋在500款左右，男鞋在150款左右；冬靴新款样品女鞋在500款左右，其中高靴占40%，中靴占40%，矮靴（迷你靴）占20%。（样品开发具体内容详见样品开发运作流程）

　　商品部开发选样人员将样品收集好后，应要求供应商提供样品大货生产的报价。商品部根据供应商报价和各样品鞋的风格、品味制订各款鞋的代理价（分含税、不含税两种代理价），根据定价规则核算建议零售价，同时制作好标签，贴于鞋底。在标签上注明货号（临时编号）、工厂代号、面料（皮质及颜色）、尺码、代理价、零售价。

　　商品部需在订货会正式召开前一天，将样品发至上海样品室，由企划部接收。企划部企划员要对样品到达的情况进行跟踪。商品部开发设计人员也需在订货会召开前一天到达上海样品室。同时要明确公司的主推产品，便于引导客户下单。同时商品部开发人员要将样品鞋进行分类，根据楦型、风格

　　四、企划部准备工作

　　企划部在订货会召开前需将样品室整体保洁一次，对地面、展架、层板、橱窗玻璃等，由于工作量大，可通过保洁公司进行保洁。保洁公司电话：021—57633819。

　　企划部主管在订货会召开前需将样品室的设备检查一遍。检查是否有层板、柜体开裂，灯具损坏不亮等现象，如发现需及时进行维修。同

　　时根据不同的季节设计层板上的宣传POP，形象板的贴画及东边灯箱的灯箱片，大门口的X展架贴画，电梯内外整体墙面的贴画，三楼通向车间大门的大型挂画。设计好后经总经理审核，交厂商制作，并要在订货会召开前一天全部张贴到位。同时检查样品室的'音响设备是否正常使用，并根据季节的不同准备不同的背景音乐（CD片）。在样品室门口放置警示牌，标注“请勿拍摄”字样（详见样品室管理规定）。

　　商品部将样品发至上海后，企划员接收清点，在样品出样前，企划员要将接收的样品全部拍摄成图片保存下来。图片拍摄的要求为：一是分型体颜色单独拍摄，二是同一型体不同颜色组合在一起拍摄。拍摄时背景为白色，不得有其他杂色。拍摄时注意鞋子摆放的角度，在美观的同时，要能从图片中看到鞋子的楦型、帮面、跟型、大致高度等。在拍摄时，所有图片要使用同一象素，同时要记录下每个图片的代码以及每个图片对应实物的货号、工厂代号、面料等信息，以便于整理图片时，标注其货号等信息。

　　五、物流信息部准备工作

　　物流信息部在订货会召开前统计去年当季产品及订货会展示样品上一季产品的销售排名，并交予企划部企划员，由企划员将样品挑选出来，在样品室内陈列，供新客户选样下单。每季订货会，企划部都可选择一些春秋单鞋一起展示，供客户选择。

　　六、市场部准备工作

　　市场部根据订货会的时间安排，列出需回沪选样的市场人员名单，经总经理审核后，提前三天发出通知，明确回沪参加订货会的人员、回沪人员抵沪时间、需准备的相关总结材料等。同时将通知报备至办公室，便于办公室对回沪人员的食宿进行安排。

　　七、办公室准备工作

　　办公室在订货会召开前，要准备好抵沪客户的车辆接送、食宿、茶水接待等工作。

　　在车辆准备工作上，办公室要根据每天来客的大约人数及时间分布判断公司自有车辆能否满足使用需要。如不能则需向泰基或总公司借用车辆，或再向社会包租车辆。在订货会期间，车辆由办公室主管统一调度，任何部门、个人需用车必须经过办公室主管审批（具体见车辆管理规定）。

　　订货会期间，客户的中餐、晚餐正常安排在永旭中餐厅。在订货会时间确定后，需提前3-5天以公司的名义打申请报告，申请安排客户在中餐厅就餐，并将报告交永旭办公室审批。永旭办公室审批同意后，将报告复印一份交中餐厅主管，并与其沟通交流中餐、晚餐的就餐方式，是自助餐还是酒席的形式。如是酒席的形式，中餐不提供酒水，晚餐提供酒水。同时需与中餐厅主管明确中、晚餐就餐的具体时间。

　　在住宿安排上，根据客服部提供的信息，提前向宾馆预订房间。通常安排在泗泾镇吉缘宾馆（订房电话：021-57620910）。

　　在茶水接待上要根据客服部提供的客户人数确定合理的物资库存。