对总经理的意见和建议

对总经理的意见和建议

一、 提案的原因

近期，发现月末的时候，销售人员整一堆单在写来写去，一遍又一遍，都是为了写报销单据。为什么呢?大家也都不是第一次报销阿?仔细一看，是为了明细，这才想起财务部6月份让我协助下发的一个文件，要求每个人报销差旅费时写清楚明细，细到几点钟到哪里，做什么都需要在报销单上写明，方可通过。当时就质疑过，得到财务部的回答是“你只管下发就可以了，陈总同意了”。遵命，别“狗拿耗子多管闲事”，既然陈总同意，应该有公司的理由。

在执行的过程中，我发现，这个环节造成员工的内耗及情绪严重，包括我自己。我觉得自己有责任向公司提出。

我们设立这个明细的目的是什么?从结果上来看是为了控制费用，避免一些乱花乱报现象，这是必要的。但我们看一下这个表格给员工带来了些什么，只要你亲自填写一次，报销一次就明白了。

交通差旅费报销明细表

序号

日期

时间

起点

终点

交通工具类型

事由

首先，报销差旅费最多的人群是销售和工程人员，因为他们经常在外跑;而报销基本上是每个月一次或者二次，一个月下来，有些交通票据有日期，那么日期还可以清晰，而很多的交通票据都是统一的'，没有日期标注的;起点和终点我想都很难清晰，除非是当日盘点自己的票据;交通工具类型这个没问题;事由也没问题。

其次，员工只要需要报销，就需要清晰上面的每一项，清晰这些所需要花费的时间和精力要多少;需要员工每天必须记录自己的行踪，要不就报销不了;除非你不报销;代价是他们为了通过报销(这对员工是件很重要的事情)，必须花费更多的时间和精力去写报销单，去记录报销单。为此花费的代价是什么，价值何在?可以问一下销售人员，他们的感受。

造成的后果就是员工被逼迫做了很多无用功，造成公司内耗，累还可以用睡觉消除，烦，就影响到工作的激情和质量了。

二、 改正的措施

我们的目的无非是杜绝乱花乱报现象，正常的工作需要财务在报销方面应该给与良好的服务，要认识到，员工花钱不是花在了自己身上，而是为公司做事情。审核人员，包括部门经理、财务人员及总经理，需要清晰的不是员工每时每刻的行踪，这个没必要，员工也没必要去记录这个;需要清晰的是因何事发生了费用，费用是多少。那么财务在审核票据的过程中，因为财务的专业性，所以，过滤一些不合格的票据，对任何可疑

对于此类费用的报销，建议，一般员工，由部门经理审核其事由及其交通工具，财务部门负责审核票据的有效性，总经理根据部门经理及财务的审核意见给与批示即可，如果查到不合理费用，即可找部门经理沟通解决。

明细表的修订如下：

交通差旅费报销明细表

序号

事由

日期

交通工具

发票编号

发票张数

金额

三、 提案的目的

本次提案的目的：1、降低内耗;2、及时纠正不合理的方法，避免因此造成的员工工作态度的影响;3、真正达到财务风险的环节控制的有效方法。