合同档案管理制度【精简6篇】

合同档案管理制度 篇一

随着企业发展壮大，合同的数量也日益增多。为了更好地管理和保护合同档案，建立一套合同档案管理制度显得尤为重要。下面将从管理流程、档案的归档和保管、档案的利用和更新以及档案的安全保密等方面，详细介绍合同档案管理制度的内容和要求。

首先，合同档案管理制度应该明确合同档案的管理流程。从合同签订、履行到存档，每个环节都应有明确的责任人和操作规范。合同签订时，应有专门的人员进行审核、审批，并将合同文本和相关附件归档。在合同履行过程中，要及时跟踪并记录合同的执行情况，包括履行进度、支付款项等。合同履行完毕后，需要将合同归档并进行备份，以备后续查询和利用。

其次，合同档案管理制度要规定档案的归档和保管要求。合同档案要按照统一的分类和编号规则进行归档，以方便后续的检索和利用。对于电子合同，要建立相应的电子档案管理系统，确保档案的完整性和安全性。合同档案的保管要求包括档案的存放环境、温湿度控制、防火防水等方面。同时，要建立档案的借阅和归还制度，确保档案的使用规范和安全性。

第三，合同档案管理制度还要规定档案的利用和更新要求。档案的利用应该遵循合法、合规的原则，确保合同档案的安全性和保密性。档案的更新要求包括合同的续签、变更、解除等情况的处理，以及合同档案的补充和修订。同时，要建立档案的定期审查和清理制度，及时处理废弃和过期的合同档案。

最后，合同档案管理制度还要强调档案的安全保密。合同档案涉及到企业的商业秘密和客户的隐私，必须严格保密。制度要明确档案的查阅权限和审批流程，确保档案的安全使用。同时，要加强档案的防火、防盗和防灾措施，保障档案的完整性和可用性。

综上所述，合同档案管理制度是企业合同管理中不可或缺的一环。通过建立合同档案管理制度，可以规范合同档案的管理流程，保障合同档案的完整性和安全性，提高合同管理的效率和准确性。同时，也为企业提供了良好的合同管理基础，为企业的发展和经营提供有力的支持。

合同档案管理制度 篇二

合同档案是企业重要的资产，对于企业的经营和发展至关重要。为了更好地管理和利用合同档案，企业应该建立一套合同档案管理制度。本文将从合同档案的定义和分类、管理流程、档案的存储和利用、档案的更新和销毁等方面，介绍合同档案管理制度的内容和要求。

首先，合同档案管理制度要明确合同档案的定义和分类。合同档案是指企业与客户、供应商等签订的各类合同文件，包括合同正本、附件、合同变更、解除等相关文件。合同档案应按照合同类型、合同主体、合同期限等进行分类，以方便后续的管理和利用。

其次，合同档案管理制度要规定合同档案的管理流程。从合同签订、履行到归档，每个环节都应有明确的责任人和操作规范。合同签订时，应有专门的人员进行审核、审批，并将合同文本和相关附件归档。在合同履行过程中，要及时跟踪并记录合同的执行情况，包括履行进度、支付款项等。合同履行完毕后，需要将合同归档并进行备份，以备后续查询和利用。

第三，合同档案管理制度要规定档案的存储和利用要求。合同档案应存放在专门的档案室或库房中，保证档案的安全和完整。对于电子合同，要建立相应的电子档案管理系统，确保档案的完整性和安全性。合同档案的利用应该遵循合法、合规的原则，确保合同档案的安全性和保密性。

最后，合同档案管理制度要规定档案的更新和销毁要求。档案的更新要求包括合同的续签、变更、解除等情况的处理，以及合同档案的补充和修订。同时，要建立档案的定期审查和清理制度，及时处理废弃和过期的合同档案。档案的销毁要严格按照法律法规和相关规定执行，确保档案的安全性和合规性。

综上所述，合同档案管理制度是企业合同管理中不可或缺的一环。通过建立合同档案管理制度，可以规范合同档案的管理流程，保障合同档案的完整性和安全性，提高合同管理的效率和准确性。同时，也为企业提供了良好的合同管理基础，为企业的发展和经营提供有力的支持。

合同档案管理制度 篇三

　　一、 总则

　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　二、归档范围

　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

　　5、政府、项目批文、合同；

　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等)；

　　7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸；

　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

　　9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同)；

　　10、公司有效证照、证件、印章；

　　11、具有法律效力及保存价值的文件；

　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三

、 档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　2、确定集团档案保管期限的原则

　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　四

、档案的借阅

　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　五

、档案的鉴定与销毁

　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

合同档案管理制度 篇四

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

合同档案管理制度 篇五

　　一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

　　二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

　　四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

　　五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

　　六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

　　七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

　　八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

合同档案管理制度 篇六

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

　　九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。