商务礼仪的接待流程

商务礼仪的接待流程

　　议接待服务是指物业管理企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。商务会议接待、服务工作是办公室一项重要工作。下面就是小编整理的商务礼仪的接待流程，一起来看一下吧。

　　会议是领导组织商讨处理重要事务的组织，领导以及员工要在会议上商讨重要的事情，做出重大决定，往往一个会议长达几个小时，参会人员要高度集中精神，所以做好服务工作尤为重要。

　　商务会议时间一般要持续好几个小时，特别是领导要长时间的作工作报告及总结工作、布置工作，所以按时给参会人员倒茶添水等接待服务的工作显得十分重要。

　　一、商务会议服务的'筹备

　　1.与会议承办单位负责人沟通协商,详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无旅游安排、会议付款人和付款方式等。

　　2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料,制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。

　　方案确定后,提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员,然后填写会议通知。

　　二、商务会议服务前的准备

　　1.会场布置

　　1）会场环境布置

　　会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味,选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。

　　2）会议台型布置

　　根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或"回"字台型;大中型会议可采用礼堂型或教室型。

　　2.会议用品准备

　　1)茶杯

　　须经过消毒,消毒时间不少于20 分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水迹且光亮。

　　2)玻璃杯

　　不得有破损和缺口,杯子清洁、光亮、透明,无指印,并列放在杯垫上。

　　3)矿泉水

　　矿泉水瓶无灰尘,密封完好,瓶内无沉淀物,并在保质期内。

　　4)小毛巾

　　无斑点和异味,须经过消毒,消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

　　5)毛巾竹篓

　　不得有破损,每次使用结束后,须用热水浸泡,晒干后保存,以备再次使用。

　　6)签到台

　　台布无污迹,无破损。

　　7)鲜花

　　新鲜,无枯枝、败叶。

　　8)热水瓶

　　表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。

　　9)挂衣架

　　清洁完好,无损坏,无缺少。

　　10)文具

　　笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。

　　3.设备设施准备

　　1)接通计算机与屏幕的数据传输线。

　　2)调整投影设备,亮度、大小适当。

　　3)调试话筒效果。

　　4)安排摄影、摄像位置。

　　5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。

　　三、商务会议服务程

　　1.会议迎宾服务

　　1)会议开始前1小时,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。

　　2)签到时,服务人员应主动微笑问候,询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室。

　　3)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。

　　4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

　　5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。

　　6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:"请用茶"。

　　用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。

　　2.会场服务

　　1)会议开始后,在会议室门口挂上"请勿打扰"牌子。

　　2)会议开始后,会议服务员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。

　　3)服务员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。

　　4)送茶水等物品时,应对客人说:"请用茶!" 每隔20分钟加茶水。

　　5)会议颁奖或邀请嘉宾上台,由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处,并微笑示意嘉宾注意行走安全。

　　6)会议结束时,服务员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。

　　7)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理。

　　3.会议结束

　　1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。

　　2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗。

　　3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。

　　4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。

　　5)关闭会议室。

　　四、会场服务的注意事项

　　1)绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。

　　2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。

　　3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。

　　4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。