通讯礼仪常识

通讯礼仪常识

　　在日常交往中很不注重一些礼仪。很多人会觉得无关紧要,恰恰相反,细节决定成败。以下是小编跟大家分享通讯礼仪常识，希望对大家能有所帮助！

　　1、使用电话有哪些礼仪要求？

　　拨打电话：

　　（1）选择恰当的拨打时间，以不影响对方工作和休息为宜。

　　（2）开始通话，先问候对方，然后主动自我介绍；电话突然中断，由主叫方立即重拨，并向对方说明。如拨错电话，应向对方道歉。

　　（3）通话时集中沟通主要议题，提高通话效率。

　　（4）结束通话时，以主叫方或尊者先挂断为宜。

　　接听电话：

　　（1）拿起话筒，主动问好，然后进行交谈。如果接听较迟，先表示歉意。

　　（2）接听电话时，温和应答。

　　（3）如遇对方误拨的电话，应耐心说明，不可恶语相加。

　　（4）如替他人接听，应做好记录并及时转达。

　　2. 公共场所使用手机要注意什么？

　　（1）不宜旁若无人地大声通话。信号不良时，可改换通话位置或改用其他通讯方式，不能大声呼叫。

　　（2）在会场、影院、剧场、音乐厅、图书馆、展览馆等需要保持安静的场所，主动关机或置于振动、静音状态；如接到来电，应到不妨碍他人的地方接听。

　　（3）不在驾驶汽车时或飞行过程中使用手机。不在加油站使用手机。

　　3. 收发手机短信有哪些礼仪要求？

　　（1）在需要保持安静的公共场所，或在与人交谈时，将短信接收提示音调至静音或振动状态。

　　（2）不在与人谈话时查看或编发短信。

　　（3）编发短信用字用语规范准确、表意清晰。短信内容后最好留姓名，以使接收方知晓发送人。

　　（4）不编发有违法规或不健康的短信，不随意转发不确定的消息。收到不良短信可建议或告诫发送者停止发送。

　　4、网络交流要注意什么？

　　（1）诚实友好交流，不侮辱欺诈他人。

　　（2）不浏览淫秽、暴力、迷信以及其他违法违规信息。

　　（3）不在网站上发布、转载违法、庸俗、格调低下的言论、图片、信息等。

　　（4）抵制黄色、低俗、诽谤、恶意攻击等不健康的网上聊天、交友、游戏等活动。增强自我保护意识，不随意约会网友。

　　（5）不利用网络知识进行攻击网站网页、盗取钱财和信息等活动，维护网络安全和网络秩序。

　　电子通讯要审慎的礼仪

　　除非你的电子信息（如传真、电子邮件）经过加密处理,收信人可能是并非惟一读到这份讯息的人。因此,以此方式传递敏感性资讯时必须踌躇再三,以审慎为上策。你应加以取舍其中许多注意要项,一方面顾及礼法,另一方面亦向对方展现你对正当程序的掌握。近来出现了一个新名词"网络礼仪",就是指互联网电子通讯的相关礼仪,明示我们企业界人士利用尖端通讯科技传递信息之际,尤应留意其中亦有正确与错误的作业格式。读者请检阅下述清单,依切身需要善加运用。

　　基本要项

　　1.信息中应辨明收信人与自己的身分，以利彼此联系。除了传真号码外，你还应提供电话号码或地址，或二者兼具。

　　约翰准备传真给一名供应商时,不慎把传真号码按错了,竟传到一名毫不相干的会计师办公室。会计师的秘书收到这份文件,即使想通知约翰也一筹莫展,因为约翰的文件上并未提供充分的通讯资讯。她当然无法与约翰的供应商联系,因为不知道对方的传真号码，这也是文件误传到会计师事务所的

　　首因。

　　2.撰写电子信件就仿佛你在和对方面对面谈话一般，如果你写得过分晦涩。或文句过于简略。对方可能会产生错误的印象，马丁十万火急地向外市行销中心仓储经理催件，却未如预

　　期地得到对方快速的回应。这位经理向来精明干练，效率十足，令马丁纳闷不已。一周后，马丁所催文件终于到达，但却是经由邮递寄出。

　　到底马丁在发给那名经理的电讯里写了什么？

　　“需月中产品存货清单报告，机密传递为上，尽速。”

　　“尽速”意旨可能含糊不清，是不是应该更精确点，如注明时限？至于“机密传递”的指示也可能有多种诠释，仓储经理并没有电子加密编码设置，因此他选择交托邮局传递信息，他确实顾及了机密性，但是却延迟了许多时间。

　　3.仔细检查拼法、文法和信息的.一般外观，纵然你使用的是现代科技。切不可因此疏忽了传统规格和礼法，

　　4.字型过小可能会传达不清。提醒对方若碰到信息模糊的状况尽速与你联络，如有任何疑虑。不妨使用快递服务或限时邮件来传递该项资料，无论如何。你为对方设想和防患未然的态度定能赢得对方的欣赏与感谢。

　　5.在信息上方应先注明文件主题。让对方一眼就能预知端倪。即使事情繁多。也可将事件排定优先处理程序，公司商号倘若生意鼎盛。事务繁忙。通讯可能无法得到即时处理，如果每项信息都标明第一优先。碰到真正紧急时刻也就缺乏冲击力了。

　　电子通讯禁忌

　　1.别以为你收到的任何要求都货真价实。如有疑虑，务必详查！

　　2.别冒犯任何人，你听到一则粗鄙的笑话，即使当时赢得你莞尔一笑，别忙不迭地通过电子邮件和你所有的同业或同事分享。在业界尚有助理及秘书负责收件，你的电讯可能在无意中触犯了他人。

　　3.别以为大写格式打出所有的电子信息，网友之间谑称此为"号叫"，阅读起来相当吃力，常会惹恼读信人。

　　4.别忘了电子邮件已行之有年，举例来说，“先此致谢”是TIA，“顺便一提”是BTW。如果你是位生手，认不清通行的十几二十个缩写，别居然控诉那些使用它们的人傲慢无礼。

　　5.传真信息篇幅过长时，别忘了加上页码。如此一来，收件人按页裁钉时易于辨明纸张顺序，以便阅读及存档。

　　商务礼仪中通话礼仪

　　1、上司如果不在场，要有礼貌地请对方留言，不要简单的回绝对方;

　　2、尽量不要使上司受无意义的电话打扰;但对于自己不了解的人或事情不能轻易表态，尤其是否定，应有不拒绝任何可能的机会的意识;

　　3、别轻易说出上司在场或有空，也不要轻易让上司接听电话，先弄清对方的身份和用意;

　　4、上司如不接电话，应该设法圆场，不让对方感到难堪和不安;

　　5 、通话时如果有他人进来，不得目中无人，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应讲“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈;

　　6、重要会议(特别是会见客户时)应关闭手机或改为震动方式;

　　7、不要借用客户的手机打电话;

　　8、商务交谈中尽量不要接听电话。如有必要接听的手机电话，一定要离位。但有一点要注意，与客户谈话做此举动往往会引起客户的不满，尽管他并不表示出来。

　　商务礼仪中通话礼仪:打电话的礼仪

　　1时间选择：

　　和私人通话要选择效率高的时间，晚上10点后～早上7点之前不打电话，就餐的时候别打电话，节假日不要打电话。

　　2空间选择：

　　私人电话最好在家里打，工作电话在单位打。不乱用单位电话谈私事，尽量不在公众场所打电话。

　　3喜悦的心情：

　　打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着"对方看着我"的心态去应对。

　　4要注意“姿势”

　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 "听"得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　5通话时长：

　　宜短不宜长。长话短说，废话不说。把最重要的事放在前面，最好以自我介绍开头。

　　6打错电话时：

　　打错电话要主动道歉，发短信祝福最好带署名。

　　商务礼仪中通话礼仪:接电话的礼仪

　　接听时间：

　　听到电话铃声，不要过早过晚接，铃声响三声内接;不随便让别人代替自己接电话。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。

　　代接电话：

　　首先告诉对方他找的人不在，然后再问对方是谁。

　　有外人在时：

　　如果有外人在和你谈话，来电话也要接，接电话时要说明身边有谁在，暗示对方不能说深层次问题，然后主动提出要让对方选择一个时间打给他。

　　对方打错电话：

　　遇到拨错电话：首先提示对方拨错了，其次可以重复自己的号码。

　　记录：

　　随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指① When何时② Who何人③ Where何地 ④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的，对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，要善于利用 5WIH技巧。

　　世界各国的通话礼仪

　　英国

　　1、英国和美国一样，通信行业已经相当成熟，电话礼仪也是如此，通常电话开头人们第一句就会非常礼貌的互致问候。

　　2、一般在人们接电话之前，电话响铃不会超过6声，不过这依然是美国的两倍。

　　3、通话时吃东西是一件极其不礼貌的事情，很容易受到冷遇。

　　泰国

　　1、泰国人以疯狂的接电话次数而闻名，甚至在面试或者商业会议上都会出现接电话的情况。

　　2、一般情况下，电话铃一直响并且不挂断是可以被接受的事情，这一点和美国截然不同。

　　3、工作中不接电话是非常不礼貌的事情，即便是不愿意接。如果不接，电话铃可能会一直响下去，并且持续一整天。

　　美国

　　1、美国人在剧院、餐馆和教堂等公共场合比较得体的手机使用礼仪就是将电话调至静音或者直接关闭。

　　2、在公共场合接电话尽量小声也是一个不成文的规定，这样做可以避免打扰他人。

　　3、除非获得特许，或者比较紧急的情况，晚上9点之后都不宜给他人打电话。

　　埃及

　　1、在埃及，正式进入通话主题之前，长达5分钟的寒暄都是非常多见的事情。

　　2、通话过程中，人们会全神贯注的听电话那头的人说话。

　　3、埃及人对电话号码的隐私并不忌讳，在接头或者火车上给陌生人电话是常有的事情。

　　法国

　　1、法国人打电话时都会尽可能的降低音调，他们认为在电话里大声说话是不礼貌的事情。

　　2、和美国人一样，法国人在公共场合拒接电话是可以被接受的事情，比如晚餐时人们多会将电话调至静音状态。

　　3、一般情况下法国人不会轻易的在电话中透露个人信息，直到确认对方的真实身份。

　　印度

　　1、在印度，即便是晚上10点钟给别人打电话都是很常见的事情，而且很容易被人接受。

　　2、对听到超大的铃声以及在图书馆里打电话的现象不要感到奇怪。

　　3、印度市场手机大规模普及刚刚开始，现阶段，相比发短信人们更愿意打电话。

　　日本

　　1、日本人认为在公开场合的陌生人面前通话是一件不礼貌的事情，并且当地会有相应的指示牌提醒人们关闭手机。

　　2、一般情况下，日本家庭当中，家长接电话的习惯非常普遍，并且通常会伴随着“您好，这里是住宅”这样的开头语。

　　3、在日本驾车或者骑自行车打电话、发短信是被明令禁止的事情，但是也会有人这么做。

　　中国

　　1、中国是世界上电话用户最多的国家之一，人们经常想在什么地方和什么时候接电话就接电话，甚至在面对面谈话时，都会打断谈话并停下来接电话。

　　2、中国用户打电话的习惯一样臭名昭彰，经常会让电话响10—15次之后才意犹未尽的挂上电话，并且会立马重播。

　　3、中国人很少有使用语音邮件的习惯，绝大多数人都没有答录机。

　　俄罗斯

　　1、和俄罗斯人通话时，他们会表现得机敏，通常拿起听筒之后并不会首先发话，或者会事先问“你是谁？”。

　　2、俄罗斯的贫富差距很大，有电话是一件很厉害的事情，如果你有一个电话，那么别人就会认为你很有钱或者很D。

　　3、俄罗斯的通信基站覆盖不理想，信号一般很差，这也是为什么俄罗斯人打电话会不停的换地方的原因。

　　巴西

　　1、巴西人认为拒接电话是一件很不礼貌的事情，所以即便是在开会或者看电影时也要接电话，不过大多数人会走出室内。

　　2、巴西人打电话时经常会连续不断的说“啊”，以证明电话还在线，并且在听对方的讲话，这也归咎于当地通信基站覆盖一般的现状。

　　3、巴西人打电话的时候习惯性会问，“你是谁？”，即便是双方有过通话。

　　意大利

　　1、绝大多数意大利人接电话时都会以“Pronto”开头，意思是让长话短说。

　　2、销售会议上开机，并且接通客户电话是可以被接受的事情，但是绝大多数销售人员还是被要求关机。

　　3、在意大利，语音邮件回复时间超过30秒钟则会被认为很不礼貌，因为30秒的时间绝对可以保证信息送达。

　　使用手机的世界通用准则

　　不管你生活在世界上那个大洲、国家或者地区，都需要奉行一个通用的电话使用准则，那就是绝对要保证开车或者骑车的过程中，不要接电话或者发短信，切记。