商务信函的写作特点(通用3篇)

商务信函的写作特点 篇一

商务信函是商业交流中常用的一种书面沟通方式，具有一些独特的写作特点。本篇将介绍商务信函的写作特点，帮助读者更好地掌握商务信函的写作技巧。

首先，商务信函的语言要求准确、简洁、明确。商务信函通常用于商业合作、洽谈等场合，因此，语言的准确性及明确性是非常重要的。在写作商务信函时，要避免使用模棱两可的措辞，应尽量用明确的词语表达自己的意图。同时，句子结构要简洁明了，避免冗长的句子，使读者能够迅速理解信函的内容。

其次，商务信函的结构要清晰、有序。商务信函通常包括信头、称呼、引言、正文、结束语和署名等部分。在写作商务信函时，要注意合理安排各个部分的内容，使整篇信函结构清晰、有条理。信头应包括发信人的姓名、职务、单位、地址、联系方式等信息，以便对方能够准确了解发信人的身份。称呼要准确无误，根据对方的身份及关系选择适当的称呼，以显示对对方的尊重。引言部分要简洁明了，说明发信的目的和背景。正文部分要重点突出，逻辑清晰，内容要控制在信纸的一页或两页之内，避免篇幅过长。结束语要恰当表达希望与对方进一步合作的意愿，并表示感谢和敬意。最后，署名要写上发信人的姓名和职务，以确保对方能够准确识别发信人的身份。

再次，商务信函要注重礼貌和尊重。商务信函是商业交流中的一种正式书面文体，因此，要注意使用得体的语言，表达尊重和礼貌。在称呼和结束语中要使用适当的敬语，表达对对方的尊重和重视。同时，要注意使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”、“感谢合作”等，以展示良好的商业道德和态度。

最后，商务信函要注重准确的信息传达。商务信函的目的是进行商业交流和沟通，因此，要注重准确传达信息。在写作商务信函时，要慎重选择词语，确保表达的准确性和清晰度。同时，要注意排版和格式的规范，确保信函的可读性和美观度。

综上所述，商务信函具有准确、简洁、明确的语言要求，清晰、有序的结构要求，注重礼貌和尊重，以及准确的信息传达。掌握商务信函的写作特点，能够帮助我们更好地进行商务交流和沟通，提高职场沟通的效果和效率。

商务信函的写作特点 篇二

商务信函是商业交流中常用的一种书面沟通方式，具有一些独特的写作特点。本篇将介绍商务信函的写作特点，帮助读者更好地掌握商务信函的写作技巧。

首先，商务信函要注重正式和专业。商务信函是商业交流中的正式书面文体，因此，要注意使用正式的语言和格式。在写作商务信函时，要选择正式的词语和句式，避免使用俚语或口语化的表达方式。同时，要注意使用适当的商务术语和行业名词，以显示专业性和权威性。

其次，商务信函要注重客观和中立。商务信函通常用于商业合作、洽谈等场合，因此，要保持客观中立的态度。在写作商务信函时，要避免过多的主观评价和个人情感色彩，以免引起误解和不必要的争议。要以客观的事实和数据为依据，进行准确和中立的陈述。

再次，商务信函要注重简洁和清晰。商务信函的目的是进行商业交流和沟通，因此，要避免冗长和复杂的句子和表达方式。在写作商务信函时，要尽量使用简洁明了的词语和句子，使读者能够迅速理解信函的内容。同时，要注重逻辑和结构的清晰，使整篇信函有条理、易于阅读。

最后，商务信函要注重精确和准确。商务信函的目的是进行商业交流和沟通，因此，要确保所表达的信息准确无误。在写作商务信函时，要慎重选择词语，避免歧义和误解。同时，要仔细校对和修改，确保信函中的信息和数据准确无误。

综上所述，商务信函具有正式、专业、客观、中立、简洁、清晰、精确、准确等特点。掌握商务信函的写作特点，能够帮助我们更好地进行商务交流和沟通，提高职场沟通的效果和效率。

商务信函的写作特点 篇三

商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your

letter

has

been

received”，“your

complaint

is

being

looked

into”而不是“i

have

received

your

letter”或者“we

are

looking

into

your

complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“i

am

sorry

we

cannot

deliver

the

goods

today”。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“it

is

regretted

that

goods

cannot

be

delivered

today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your

kind

inquiry,

your

esteemed

order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods

have

been

sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dear

sirs”

or

“dear

sir

or

madam”。

语言朴实

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的.语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“we

look

forward

to

a

bright

and

glorious

future

of

cooperation”，就不如直接写成“we

hope

to

have

the

opportunity

to

work

together

with

you

in

the

future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“how

are

you?”

，“can

we

work

together?”，建议您改成“proposal:

bright

ideas

imports--zhejiang

textile‘s

partnership

opportunity”或者“introduction:

our

product

offerings

for

bright

ideas

imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

校对

写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。