高效时间管理--高效能人士的18个时间管理方法

途归远分享2013-03-08 07:50:44 次阅读

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。那么，什么是高效时间管理呢？

一、高效时间管理

　　1、时间常有，时间优先。

　　2、时间总会有的：每天只计划 4～5 小时真正的工作。

　　3、当你在状态时，就多干点;不然就好好休息：有时候会连着几天不是工作状态，有时在工作状态时却又能天天忙活 12 小时，这都很正常的。

　　4、重视你的时间，并使其值得重视：你的时间值 1000 美元/小时，你得动起来。

　　5、不要多任务，这只会消耗注意力;保持专注，一心一用

。

　　6、养成工作习惯，并持之以恒，你的身体会适应的。

　　7、在有限的时间内，我们总是非常专注并且有效率。

　　8、进入工作状态的最佳方式就是工作，从小任务开始做起，让工作运转起来。

　　9、迭代工作，期待完美收工会令人窒息：“做完事情，要胜于完美收工” Facebook 办公室墙壁上贴的箴言。动手做，胜过任何完美的想象。

　　10、工作时间越长，并不等于效率越高。

　　11、按重要性工作，提高效率。

　　12、有会议就尽早安排，用于准备会议的时间往往都浪费掉了。

　　13、把会议和沟通 (邮件或电话) 结合，创造不间断工作时间：一个小会，也会毁了一个下午，因为它会把下午撕成两个较小的时间段，以至于啥也干不成。PS：当看到一个程序员冥思苦想时，不要过去打扰，甚至一句问候都是多余的。

　　14、一整天保持相同的工作环境。在项目/客户之间切换，会效率低。

　　15、工作—放松—工作=高效(番茄工作法)—拖延症—高效。

　　16、把不切实际的任务分割成合理的小任务，只要每天都完成小任务，你就会越来越接近那个大目标了。

　　17、从来没有两个任务会有相同的优先级，总会有个更重要，仔细考虑待办事情列表。

　　18、必须清楚白天必须完成的那件事，是什么。“Only ever work on the thing that will have the biggest impact” 只去做那件有着最大影响的事情。—— Jason Cohen

　　19、把任务按时间分段，就能感觉它快被搞定了。

　　20、授权并擅用他人的力量。—君子善假于物(人)也，如果某件事其他人也可以做到八成，那就给他做!

　　21、把昨天翻过去，只考虑今天和明天昨天的全垒打赢不了今天的比赛。—好汉不提当年勇。

　　22、给所有事情都设定一个期限。不要让工作无期限地进行下去。

　　23、针对时间紧或有压力的任务，设置结束时间，万事皆可终结

　　24、多记，多做笔记

　　25、进入高效状态后，记下任何分散你注意力的东西比如Google搜索词、灵光乍现的想法、新点子等等。如果你把它们记下来，它就不会再蹦来蹦去了。

　　26、休息，休息一下～

　　二、高效能人士的18个时间管理方法

　　1、策略第一

　　“攻心为上、攻城为下”，时间管理策略总是第一位的。

　　2、分清轻重缓急，抓住重点

　　若干项工作，总有重点工作和非重点工作，我们就要在重点工作上投入大量的时间和精力，如果反之我们就会总是感觉时间不够用而工作却没有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建设。

　　3、马上行动，杜绝拖延

　　现在该做的事如果一拖再拖，则到完成工作的最后时限必定会手忙脚乱，要么胡乱应付要么就是牺牲自己的休息时间来加班。

　　4、确定明确的目标和行动计划

　　没有明确的目标，做事就会走很多弯路。确定了目标还要有行动计划，不管是心中的行动想法或是书面的行动计划总需要一个，要不这个目标的实现就是一句空话。

　　5、每个人的时间都是有价值的

　　因为每个人的生命都是由时间组成的，生命是有价值的、故时间也是有价值的，所以才有鲁迅所说有的“浪费时间等于谋财害命”名句。

　　6、今日事，今日毕

　　有了良好的完成工作习惯，时间自然是充分利用，就不存在浪费了。

　　7、第一次做好，追求零缺点工作

　　工作如果不第一次做好，总是存在或多或少的问题，到最后又要返工从头做起而且不知道这次能不能符合要求，时间不是就在一遍遍的重复中浪费掉了吗。

　　8、在要求工作时，必须要求时限

　　这样就既不浪费别人的时间，也不浪费自己的时间。

　　9、善于授权

　　善于授权，是有领导艺术的人专利，不懂得授权的人会事必躬亲，必然是忙得不可开交。

　　10、要有条理与整洁的方法

　　文件和物品存放有条理，就不会在找东西上浪费时间。

　　11、养成快速的节奏感

　　这样时间的利用率就自然提高，甚至带动别人提高效率。

　　12、结果导向，掌控过程

　　完成任何工作，都有一个结果。我们要做的就是以这个结果为导向，在工作过程中不断调整方向，最终完成这项工作。

　　13、猴子管理

　　就是把每一项工作都看成是一只猴子，我们要照顾好自己的猴子，且要注意不让别人的猴子成为自己的猴子，要不猴子太多怎么办?

　　14、不要让人浪费你的时间

　　要懂得拒绝，不要在无谓的交往中浪费自己的时间。

　　15、善于利用零碎的时间

　　这一条很重要，不要试图认为有整块的大量时间供你支配，要善于利用零碎的时间。比如我们在制定部门的制度流程的时候，需要全部门人员参于讨论，各人有各自的工作，不可能有整块的时间来进行，这样就要善于利用零碎时间，分开讨论。

　　16、“第一”胜过更好

　　“第一”才是最好的。短跑冠军比亚军领先的就是零点零几秒。

　　17、记录每天所做的每一件事

　　个人感觉这是个好习惯，当你坚持一段时间后，你对时间的支配情况就有据可依，改进不良的时间支配方式，从而总结出适合自己的时间管理方法。

　　18、业余时间管理

　　不要忽视业余时间的管理，工作时间管理和业余时间管理是辩证统一的。

　　三、时间管理的介绍

　　时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。

　　胜任力要素

　　定义

　　能够平衡时间需求。

　　说明

　　1、详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法，预定出目标的进程及步骤。

　　2、善于将一些工作分派和授权给他人来完成，提高工作效率。

　　3、制订工作计划，将事务整理归类，并根据轻重缓急来进行安排和处理。

　　4、为计划提供预留时间，掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧;准备应变计划。

　　范例

　　1、每天安排出时间计划日程和优先事项。

　　2、能利用经手的文件进行工作。

　　3、确保工作速度能与目标或最后期限步调一致。

　　4、保持良好情绪，即使面对意料之外的需求时也能如此。

　　5、如果不是接待未预约谈话者的适宜时间，能迅速而坚定地要求非正式拜访者以后再来。

　　6、每天留出一定时间给“顺便拜访”的人。

　　优秀者的表现

　　他们能够安排他们自己和其他人迅速适应工作量上的任何重大变革，并重新确定工作的优先次序。他们可能把个人的安排看做他们时间管理工具包中的首要工具。他们较容易觉察对于考虑正在进行的工作量的波动以及变革最后期限的需要，并且可能重新组织工作以达到最好的效果。

　　不足者的表现

　　他们很少或不花时间在系统地组织他们的工作任务，倾向于处理邻近的但是缺乏规划和远见的任务。他们通常会着亲自着手接踵而来的工作或者看起来是最紧急的工作，而不善于组织其他人去完成[1] 。

　　提高的方法

　　不足者需要认识到：为了达到适当的结果，人员、资源、目标、最后期限、可利用的时间应该被组合起来。不足者需要利用他们个人的优先权并且认识到在处理一系列未来的任务时总会有最佳次序[1] 。

　　1、迫使你自己至少每天花几分钟用钢笔和纸写出一天或一星期中要完成的重要任务。

　　2、确信你每天或每星期计划内和计划外的活动总是被列入时间日程，并且有必要的话，重新进行时间安排。

　　3、建立一个体系确保你能够容易地找出你需要做的事情。仔细考虑计划的目标和最后期限。

　　4、在你已经看过总工作量并且计算出有必要在多大程度上重新组织之前，不要做出承诺。

　　5、要认识到自己的能力有限，你可能需要借助其他人来达到目标或完成任务。

　　相关工具

　　日事请是时间管理工具。

　　世间锤是时间管理工具。

　　管理方法

　　时间管理的方法有很多，这里我们来分享集各种方法之大成的5个。

　　新概念GTD

　　GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，中国的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版社出版。

　　《尽管去做：无压工作的艺术》

　　GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

　　1. 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

　　2. 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

　　3. 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。

　　4. 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

　　5. 行动：根据时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。

　　实现GTD的五类工具：

　　在线：资源很多，可以直接查找如 RTM(remember the milk)

　　计算机：outlook MLO lifebanlance

　　PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

　　纸+笔：GTD笔记本

　　计算机+PDA：文夹GTD工具

　　6点优先工作制

　　该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

　　这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

　　艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

　　帕累托原则

　　这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上

　　时间“四象”法

　　美国著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：

　　A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

　　帕累托原则拓展

　　B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

　　C.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

　　D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

　　麦肯锡30秒电梯理论

　　麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

　　莫法特休息法

　　《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

　　莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

　　“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

　　具体方法

　　1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

　　2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

　　3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。

　　4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

　　5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。

　　6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

　　8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

　　9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

　　10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。

　　11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。