会议筹备方案(经典6篇)

会议筹备方案 篇一

会议是组织内部沟通与交流的重要方式，它能够促进信息的传递和共享，推动团队协作和业务发展。然而，一个成功的会议离不开细致的筹备工作。本篇将为大家介绍一份完善的会议筹备方案，以确保会议的顺利进行。

一、明确会议目的和议程

在筹备会议之前，首先要明确会议的目的和议程。会议目的是指会议召开的目标和意义，可以是解决问题、做出决策、传达信息等。议程是指会议的日程安排和内容，包括议题、时间安排、主持人和发言人等。明确会议目的和议程可以帮助参会人员有针对性地准备，并确保会议的高效进行。

二、确定参会人员和邀请函

根据会议目的和议程，确定参会人员，并发出邀请函。邀请函应包括会议时间、地点、议程、参会人员名单等信息，并明确参会人员需要准备的材料。同时，邀请函应提前发出，以便参会人员有足够的时间做好准备。

三、安排场地和设备

根据会议规模和需求，选择合适的场地，并预定会议室。会议室应具备良好的设施和设备，如投影仪、音响系统、白板等，以方便会议的进行。同时，还需安排座位、提供饮品和小吃等，为参会人员提供良好的会议环境。

四、准备会议材料和资料

根据会议议程，准备会议所需的材料和资料。这包括会议议题的背景资料、相关数据和报告等。会议材料应事先发给参会人员，以便他们对会议内容做好准备，并提前了解相关情况。

五、组织会议前的准备工作

在会议召开前，需要做好以下准备工作：核实参会人员的到场情况，确保会议的顺利进行；检查会议室的设施和设备是否正常运行；确认会议材料和资料的准备情况，确保完整和准确；准备会议记录的格式和模板，方便记录会议内容和决议。

六、会议后的跟进工作

会议结束后，需要做好会议的跟进工作。这包括整理会议记录和决议，将其发送给参会人员；对会议的效果进行评估和总结，以提高下一次会议的质量；跟踪和执行会议决议，确保其落实和执行。

综上所述，一个成功的会议离不开细致的筹备工作。通过明确会议目的和议程、确定参会人员和邀请函、安排场地和设备、准备会议材料和资料、组织会议前的准备工作以及会议后的跟进工作，可以确保会议的顺利进行，达到预期的效果。

会议筹备方案 篇三

　　一、会议时间：

　　20xx年7月15日10:00-11:00

　　二、会议地点：

　　二楼办公室

　　三、参会人员：

　　张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。

　　四、会议主持：

　　张经理、王经理

　　五、会前准备工作：

　　1、根据领导的会议要求，确定出会议议题。

　　2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地会议流程策划方案点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充足的准备工作。

　　3、组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。

　　4、制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。

　　5、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。

　　（1）会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。

　　（2）会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问题，同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。

　　（3）确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调整。

　　（4）会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。

　　（5）还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。

　　（6）为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。

　　6、后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。

　　7、开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。

　　8、把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后向领导汇报工作。

　　六、会中的服务与组织

　　1、工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情况，确保没有遗漏的环节。

　　2、完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。

　　3、按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。

　　4、后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。

　　5、行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。

　　6、为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。

　　7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。

　　七、会后会场的收尾工作

　　1、会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。

　　2、根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护送。

　　3、回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。

　　4、为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。

会议筹备方案 篇四

　　为总结20xx年政府系统办公室工作，表彰先进，激励斗志，全面提高**年全县政府系统办公室工作效率，推动政府系统办公室工作再上新台阶，更好服务全县跨越发展大局，经研究，定于**年2月xx日召开全县政府系统办公室工作会议，现制定筹备方案如下：

　　一、会议名称：

　　全县政府系统办公室工作会议

　　二、会议时间、地点：

　　时间：

　　暂定2月下旬

　　地点：

　　县劳动局四楼会议室

　　三、参会范围：

　　参照20xx年全县政府系统办公室培训班参会人员，初步确定参会范围如下：

　　1、县领导：

　　夏培剑（县委常委、常务副县长）；

　　2、开发区和乡镇：

　　开发区管委会、各乡镇分管领导，办公室主任（28人）；

　　3、县直单位：

　　县直及驻惠有关单位分管领导，办公室主任（160人）；

　　4、受表彰的政府系统办公室工作先进个人（待定）；

　　5、县政府办公室全体同志（40人）。

　　共计260人左右。

　　四、主持人：

　　王良耕（县政府办公室主任）

　　五、会议议程：

　　1、县政府办公室副主任、应急办主任李炜东宣读表彰决定；

　　2、颁奖（根据主席台就座领导分组进行）；

　　3、表态发言；

　　（1）胡集镇政府办公室

　　（2）辛店乡政府办公室

　　（3）农业局办公室

　　（4）发改局办公室

　　（5）河务局办公室

　　（6）电信公司办公室

　　4、县委常委、常务副县长夏培剑作重要讲话。

　　六、责任分工：

　　（一）会议由县政府办公室主办，县政府办公室主任王良耕、副主任李长宝负责牵头协调。

　　1、秘书科负责通知下发、会议签到、主席台服务（根据评选领导小组评选的先进单位和个人，通知相关人员参会）；

　　2、调研室负责会议主持词、讲话、表彰决定及会议发言材料的起草和把关，印发《关于对**年全县政府系统办公室工作先进单位和先进个人进行表彰的决定》；

　　3、政务接待科负责会场布置（会标、鲜花、席位签、发言席、话筒）、奖品购置（奖牌、证书）、座区划分（分为乡镇、县直部门、领奖区三个部分）及引领、颁奖安排、就餐；

　　4、机关服务科负责会议车辆的安排调度，会务安排两辆机动车；

　　5、网站、电视台、新闻中心记者各1名负责新闻报道；

　　6、县广电局安排专人负责音响。

会议筹备方案 篇五

　　一、会议主题与背景

　　1、会议主题

　　深入学习党的十七大，基层团委书记培训

　　2、会议背景

　　为深入学习党的十七大精神，使团干部加深对十七大精神的认识和理解，增强贯彻落实科学发展观的能力，进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领，按照市第十二次团代会的部署和《天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）》的要求，结合实施团干部“百千万”教育培训工程，团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后，举办“团干部‘百千万’教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班”。

　　二、会议日期与地点

　　1、会议日期：

　　10月下旬至11月上旬，共举办四期，具体时间为：

　　第一期（青工战线班）：10月24日—26日；

　　第二期（青农战线班）：10月29日—31日；

　　第三期（城区战线班）：11月1日—11月3日；

　　第四期：（学校宣传战线班）：11月5日—7日；

　　每期培训时间为两天半。

　　2、会议地点：

　　天津市青少年绿色文明基地。（地址：大港区官港港西路699号）

　　三、主办单位和承办单位

　　主办单位：天津市团委、天津市团委组织部

　　支持单位：天津市青少年绿色文明基地

　　承办单位：天津市团校、天津青年职业学院

　　执行单位：天津青年职业学院，各有关部门

　　四、筹备工作机构及职责

　　为深入学习党的十七大精神，使团干部加深对十七大精神的认识和理解，增强贯彻落实科学发展观的能力，进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领，按照市第十二次团代会的部署和《天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）》的要求，结合实施团干部“百千万”教育培训工程，团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后，举办“团干部‘百千万’教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班”为办好此次会议，现就一些会议事项作如下安排，请各方配合支持。

　　一.会议机构设置

　　大会组委会领导小组名单 主任：宿志华 副主任：团委组织部

　　秘书长：孙红灵(负责会议各组工作的沟通协调)

　　组委会下设秘书组、会务组、宣传组、和机动组、演出组、财务组、保卫组七个工作小组。

　　1、 会议秘书组组长：孙红灵

　　人员：石扬 团委组织部相关人员

　　2、 会务组组长：基地负责

　　人员：基地相关人员

　　3、 宣传组组长：团委组织部人员：组织部有关人员

　　4、机动组长：董国良

　　人员：青年职业学院学生

　　5、演出组长：董国良

　　人员：青年职业学院学生

　　6、财务组长：孙红灵

　　人员：石扬及基地相关人员

　　7、保卫组长：基地人员人员：保卫处

　　二.任务分解

　　1、会议秘书组工作职责：负责材料的准备，包括会务须知、领导讲话材料、省内参会通知、请柬等，确定会议的内容、时间、地点、日程安排，代表分组，有关文件起草，论文征集、稿件审定、论文汇编等。

　　（1）参会人员安排

　　会议回执清单、确定省外省内参会人员

　　组织部相关人员

　　拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）

　　组织部相关人员

　　嘉宾的电话、传真邀请组织部相关人员

　　学术会议指南、会议资料的整理、起草等孙红灵

　　（2）会议日程安排 孙红灵

　　代表分组名额分配 孙红灵

　　开幕式议程 孙红灵

　　（3）嘉宾的邀请

　　讲课教授 孙红灵

　　各级领导 孙红灵

　　（4）起草讲话稿

　　上述工作在20日前完成。

　　2、会务组工作职责：负责与会嘉宾的报到、收费开票、食宿安排、会议资料的制作、发放、注册登记、发放纪念品、预订票、接送站、旅游观光等接待工作；会场布置、后勤

　　保障等工作；

　　（1）接待工作

　　嘉宾接待、报到、资料发放、登记石扬

　　收费、开票 石扬

　　纪念品发放 基地人员

　　食宿、引导 06级学生

　　联系、协调交通秩序、预订票，旅游观光孙红灵

　　饮食安排 、住宿需要 基地人员

　　其它后勤保障工作 基地服务人员

　　（2）学校学术报告厅及宾馆学术会议厅等会议布置李晨

　　两个会议室主席台、座牌制作及摆放

　　学生

　　学术厅第一排座牌及摆放学生

　　两个会议室座位划分：印刷并发送座位表

　　两个会议室两个会场音响及调试、投影仪

　　（3）会议资料制作

　　制作各类标语、会场标语 李晨

　　制作会议指南等宣传资料 李晨

　　会场会标、中心标牌制作 李晨

　　学术会议指南、会议资料的整理、起草等

　　会议前5日前制作完成

　　（4）学校学术报告厅与会领导、专家、学者的引导06级学生

　　（5）与会嘉宾的照相和开幕式后的`合影 李晨

　　会场摄像等 汤炎

　　3、宣传组工作职责：负责对内对外的宣传。

　　对外宣传：

　　（1）参会人员安排

　　会议回执清单、确定省外省内参会人员 组织部

　　拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）组织部

　　嘉宾的电话、传真邀请

　　（2）嘉宾的邀请 组织部

　　（3）会议新闻报道总体组织和策划。包括摄影、摄像，对外媒体邀请、联络组织部

　　对内宣传：

　　（1）悬挂各类标语

　　地点一：基地大门悬挂（欢迎词）标语汤炎

　　学生

　　曹冬乐

　　行政楼大门

　　学术报告厅 电子屏

　　悬挂宣传标语四条横幅

　　欢迎标语、贺信等 基地相关人员

　　地点二：主楼大门

　　悬挂（欢迎词）标语

　　（2）两个会议室主席台：花、桌子

　　（3）学生座位安排

　　（4）礼仪队的安排

　　4、机动组（听从组委会的临时安排）

　　（1）会场音响设备调试

　　（2）投影仪、笔记本等的安装、调试等

　　（3）讨论通知与安排

　　5、演出组：

　　1．负责发动、组织、联欢节目；

　　2．负责组织、审查、选拔学生节目；

　　3．负责邀请培训干部演出；

　　6、财务组：

　　1.大会的预算、收支以及帐目管理；

　　2.大会赞助费、会务费、资料费等的收取管理及会务支出和结算。

　　7、保卫组：

　　1.制订会场安全保卫方案与实施；

　　2.联系与协调会议宾馆做好与会代表的保安工作；

会议筹备方案 篇六

　　一、会议前准备工作

　　1、会前所需准备的文件：会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。

　　2、会前准备工作流程

　　1.会议的计划：

　　（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。

　　（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

　　（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

　　2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。会议流程策划方案(1)议程表。

　　将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。

　　（2）日程表与作息时间表。

　　会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

　　2.3、会议成本预算。

　　会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。

　　2.4、准备会议资料。

　　（1）开幕词、工作报告、发言稿等

　　（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

　　2.5、发送会议通知及接受回执。

　　（1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

　　会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

　　（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。

　　回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

　　2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：

　　（1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。

　　（2）主席台席位。

　　第一排的正中为首席。其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低。前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。

　　（3）会场设施。

　　会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。

　　2.7、其他准备

　　会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。

　　二、会议期间工作

　　1、会议期间需准备的文件：。

　　2、会议期间的工作流程

　　2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。

　　2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

　　2.3、会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。

　　2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。

　　2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。

　　2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

　　2.7、协调会议期间的交通工具的安排。

　　2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。

　　三、会议后续工作

　　1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

　　2、会议后的工作流程

　　2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

　　2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

　　2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。

　　2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

　　2.5、欢送代表工作。

　　2.6、会议费用的结算工作。

　　四、人员职责

　　1、会务负责人

　　1)联络协调

　　—对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；

　　—对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；

　　—协调会务工作人员的活动。

　　2)制定会议方案并实施

　　—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。

　　3)会场及住宿安排

　　—负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；

　　—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。

　　4)负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议

　　—各类资料内容的确认审核；

　　—确定印刷地点；

　　—会场布置的审核。

　　5)制定可行性预算

　　6)同会议发言人及各位贵宾联系

　　2、会务助理

　　1)各类文本的起草、修改，资料的编排、制作

　　—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；

　　—负责会场背景效果图的设计与制作；

　　—代表证、餐券的设计与制作。

　　2)负责重要人员的联络事宜

　　—负责重要人员的行程安排的联系、确认；

　　—负责重要人员的机(车)票的预订；

　　—负责重要人员的专人接、送及陪同安排；

　　—负责重要人员在会议期间的用车安排。

　　3)负责与会代表联络事宜

　　—负责会议通知书的寄发及确认回执工作；

　　—负责会务资料的收集、确认并输入数据库；

　　—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。

　　4)负责会场的管理工作

　　—负责会场及仪器设备的管理；

　　—提前做好仪器设备的调试工作；

　　—负责会场影像/通讯的管理（计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等）；—确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及xx。

　　5)负责交通管理及安全措施

　　—负责用车计划；

　　—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。

　　6)负责会场安全保障工作

　　—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案

　　7)会务帐务管理

　　—会前负责制定收入、支出预算表

　　—会后负责制作收入、支出明细表

　　—负责会务费用分配方案的制定、上报及落实

　　3、应急人员

　　1)负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。

　　2)负责参会人员的引领、接待。

　　3)负责就餐秩序的控制。

　　4)负责会中其他应急工作。