公司文件的管理制度【推荐6篇】

公司文件的管理制度 篇一

公司文件的管理制度是一个组织内部非常重要的方面，它涉及到公司信息的保护、文件的存储和检索以及文件的传递等等。一个有效的文件管理制度可以帮助公司提高工作效率、减少错误和遗漏，并保护公司的机密信息。下面将介绍一些关键的要点来建立一个有效的公司文件管理制度。

首先，公司应该建立一个统一的文件存储系统。这个系统可以是一个电子数据库或者实体文件柜，但无论哪种形式，都需要明确规定文件的存储位置和分类方式。文件存储位置应该方便员工访问，并确保文件的安全性和机密性。分类方式可以根据文件的种类、部门或者项目来划分，以便于文件的检索和管理。

其次，公司应该建立一个文件传递和审批流程。文件传递和审批流程可以帮助公司确保文件的及时传递和准确审批。这个流程可以包括文件的发起人、审批人和接收人，以及他们之间的沟通和协作方式。流程应该明确规定每个人的责任和权限，以避免文件遗漏或者错误。

另外，公司应该建立一个文件保密制度。根据文件的内容和重要性，公司可以对文件进行分类，并规定不同级别的文件的保密措施。例如，公司可以规定只有特定的员工可以访问机密文件，并要求他们签署保密协议。此外，公司还可以使用加密技术来保护电子文件的安全。

最后，公司应该定期进行文件的归档和清理。随着时间的推移，公司的文件会越来越多，如果不进行归档和清理，就会占用大量的存储空间。定期归档和清理文件可以帮助公司保持文件存储系统的整洁和高效。

总之，公司文件的管理制度对于一个组织的运作非常重要。一个有效的文件管理制度可以提高工作效率、减少错误和遗漏，并保护公司的机密信息。通过建立统一的文件存储系统、文件传递和审批流程、文件保密制度以及定期进行文件的归档和清理，公司可以建立一个高效、安全和可靠的文件管理制度。

公司文件的管理制度 篇二

在现代企业管理中，公司文件的管理制度是一个不可忽视的重要方面。一个有效的文件管理制度可以帮助公司提高工作效率、减少错误和遗漏，并保护公司的机密信息。下面将介绍一些关键的要点来建立一个有效的公司文件管理制度。

首先，公司应该建立一个明确的文件分类系统。文件分类可以根据文件的种类、部门或者项目来划分。例如，可以将文件分为合同文件、财务文件、人力资源文件等。文件分类的目的是方便文件的检索和管理。当有新的文件产生时，员工可以根据文件分类的规则将其归类到相应的文件夹或数据库中，以便于后续的查找和使用。

其次，公司应该建立一个规范的文件命名规则。文件命名规则可以根据文件的内容、日期和所属部门来命名。一个规范的文件命名规则可以帮助员工快速定位文件，并避免文件重名和混淆。公司可以制定文件命名规则的标准，并对员工进行培训和指导，以确保文件命名的一致性和准确性。

另外，公司应该建立一个文件存储和备份系统。文件存储系统可以是一个电子数据库或者实体文件柜，但无论哪种形式，都需要明确规定文件的存储位置和分类方式。文件存储位置应该方便员工访问，并确保文件的安全性和机密性。此外，公司还应该定期进行文件的备份，以防止文件的丢失和损坏。

最后，公司应该建立一个文件传递和审批流程。文件传递和审批流程可以帮助公司确保文件的及时传递和准确审批。这个流程可以包括文件的发起人、审批人和接收人，以及他们之间的沟通和协作方式。流程应该明确规定每个人的责任和权限，以避免文件遗漏或者错误。

总之，一个有效的公司文件管理制度对于一个组织的运作非常重要。通过建立明确的文件分类系统、规范的文件命名规则、文件存储和备份系统以及文件传递和审批流程，公司可以建立一个高效、安全和可靠的文件管理制度。这将有助于提高工作效率、减少错误和遗漏，并保护公司的机密信息。

公司文件的管理制度 篇三

　　在不断进步的时代，越来越多人会去使用制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编精心整理的公司文件的管理制度（通用10篇），希望能够帮助到大家。

公司文件的管理制度 篇四

　　1、目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2、适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4、定义

　　4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。

　　4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5、工作程序

　　5.1文件的分类

　　5.1.1文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2文件阶层分类

　　（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4)四阶文件：各记录表单、报表等。

公司文件的管理制度 篇五

　　（一）目的

　　为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。

　　（二）适用范围

　　本制度适用于xx水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。

　　（三）规范性引用文件

　　《文件控制程序》

　　（四）职责

　　1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。

　　2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。

　　3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。

　　(五)管理要求

　　1.安全标准化文件的分类、编号

　　1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。

　　1.2安全标准化文件的受控状态

　　安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖xx水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。

　　1.3安全标准化文件的编号规则：

　　1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：

　　注：

　　“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代码

　　“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；

　　“XN”，指公司名称“西南”；

　　“R”是指“记录”；

　　“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。

　　1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。

　　2.安全标准化文件的编制

　　2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。

　　2.2《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。

　　2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。

　　2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。

　　2.5《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。

　　2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。

　　3.安全标准化文件的会签

　　3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。

　　3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。

　　4.安全标准化文件的审批

　　4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。

　　4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。

　　4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。

　　4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。

　　5.安全标准化文件的`发布

　　5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。

　　5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。

　　5.1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。

　　5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。

　　5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。

　　5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。

　　5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。

　　6.安全标准化文件的使用

　　6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。

　　6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。

　　6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。

　　7.安全标准化文件的评审

　　7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。

　　7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。

　　7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：

　　7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。

　　7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。

　　7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。

　　7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。

　　7.3.5企业发生并购重组时。

　　8.安全标准化文件的修订

　　8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；

　　8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。

　　8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。

　　8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。

　　9.安全标准化文件的管理

　　9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。

　　9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。

　　9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。

公司文件的管理制度 篇六

　　一、目的

　　为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

　　三、职责

　　1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

　　2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

　　3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

　　四、内容

　　1、文件资料的收集

　　安全生产文件档案内容如下：

　　（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

　　（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

　　（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

　　（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

　　（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

　　（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

　　（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

　　（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

　　2、立卷归档

　　（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

　　（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

　　（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

　　（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

　　（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

　　3、档案保管

　　（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

　　4、档案借阅

　　（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

　　（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

　　（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

　　5、档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

　　五、相关记录

　　《文件档案清单》

　　六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。