企业档案管理制度【推荐6篇】
企业档案管理制度 篇一
企业档案管理制度的重要性及实施方法
企业档案管理制度是企业管理的重要组成部分，它对于企业的发展和运营具有重要的作用。一个完善的档案管理制度可以帮助企业提高办公效率、保护企业的知识资产、提供法律依据、提升企业形象等方面都起到积极的作用。本文将探讨企业档案管理制度的重要性，并提供一些实施方法。
首先，企业档案管理制度的重要性不言而喻。一个良好的档案管理制度可以帮助企业提高办公效率。通过规范档案的整理、归档、检索等工作，可以减少重复劳动，提高工作效率。同时，一个完善的档案管理制度还可以保护企业的知识资产。企业的档案中包含了大量的知识和信息，这些都是企业的宝贵财富。通过建立档案管理制度，可以保护这些知识资产不受损失和泄露。
其次，一个完善的档案管理制度可以为企业提供法律依据。企业的档案中记录了企业的各项经营活动和交易记录，这些都可以作为法律证据。通过建立档案管理制度，可以确保这些证据的真实性和完整性，为企业提供法律保障。另外，一个良好的档案管理制度还可以提升企业的形象。一个有序的档案管理制度可以展示企业的专业性和规范性，给客户和合作伙伴留下良好的印象。
那么，如何实施企业档案管理制度呢？首先，企业需要建立一个专门的档案管理部门或岗位，负责档案的整理、归档、检索等工作。其次，企业需要制定档案管理的相关规章制度，明确各项工作的责任和流程。同时，企业还可以利用现代化的信息技术手段，如电子文档管理系统、档案管理软件等，提高档案管理的效率和准确性。此外，企业还可以定期开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。
综上所述，企业档案管理制度的重要性不容忽视。一个完善的档案管理制度可以帮助企业提高办公效率、保护知识资产、提供法律依据、提升企业形象等。要实施一个有效的档案管理制度，企业需要建立专门的档案管理部门或岗位，制定相关规章制度，利用现代化的信息技术手段，并定期开展培训。只有这样，企业才能充分发挥档案管理制度的作用，实现更好的发展。
企业档案管理制度 篇二
如何建立和改进企业档案管理制度
建立和改进企业的档案管理制度对于企业的发展和运营具有重要的意义。一个完善的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率、保护企业的知识资产、提供法律依据等。本文将探讨如何建立和改进企业的档案管理制度，以期帮助企业提升管理水平和竞争力。
首先，建立和改进企业的档案管理制度需要明确目标和原则。企业需要明确档案管理的目标是什么，例如提高工作效率、保护知识资产、提供法律依据等。同时，企业还需要明确档案管理的原则，如规范性、可操作性、安全性等。只有明确了目标和原则，企业才能有针对性地制定相关规章制度和实施措施。
其次，建立和改进企业的档案管理制度需要落实责任和流程。企业需要明确档案管理的责任人和部门，并明确各个环节的工作流程和要求。例如，企业可以建立档案管理部门或岗位，负责档案的整理、归档、检索等工作。此外，企业还可以制定档案管理的相关规章制度，明确各项工作的责任和流程。
第三，建立和改进企业的档案管理制度需要借助信息技术手段。现代化的信息技术可以提高档案管理的效率和准确性。企业可以利用电子文档管理系统、档案管理软件等工具，实现档案的电子化管理。这样不仅可以提高档案的存储和检索效率，还可以减少纸质档案的占用空间和管理成本。
最后，建立和改进企业的档案管理制度需要持续改进和培训。企业需要定期评估和改进档案管理制度，根据实际情况进行调整和优化。同时，企业还需要定期开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。只有不断改进和培训，企业才能适应市场的需求和变化，提高管理水平和竞争力。
综上所述，建立和改进企业的档案管理制度对于企业的发展和竞争力具有重要意义。企业需要明确目标和原则，落实责任和流程，借助信息技术手段，并持续改进和培训。只有这样，企业才能建立一个有效的档案管理制度，提高工作效率、保护知识资产、提供法律依据等。
企业档案管理制度 篇三
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，一般公司都会有管理制度，下面是小编给大家整理的企业档案管理制度（精选13篇），一起来看看！
企业档案管理制度 篇四
第一条、为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条、档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条、本制度从二Oxx年十月一日起执行。
企业档案管理制度 篇五
1.目的
规范全公司的档案管理。
2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3.管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5.档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6.档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7.档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8.档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10.档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10.1.2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10.2销毁
10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12.附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
企业档案管理制度 篇六
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
