企业档案管理规章制度【精简6篇】

企业档案管理规章制度 篇一

企业档案是企业的重要资产，对于企业的发展和运营起着至关重要的作用。为了保护和管理企业档案，制定一套规章制度是必不可少的。本文将介绍一套完善的企业档案管理规章制度。

一、档案管理的目标和原则

1. 目标：确保企业档案的完整性、准确性和可用性，保护企业的合法权益。

2. 原则：依法管理、依规操作、依托技术、依靠人才。

二、档案管理的体制和职责

1. 设立档案管理部门，并明确其职责：负责制定档案管理规章制度、组织档案的收集、整理、保管和利用工作。

2. 档案管理员的职责：负责档案的分类、编目、装订、存储和检索工作，确保档案的安全性和可追溯性。

3. 各部门的配合：各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供相关档案资料并按照规定的程序和要求进行操作。

三、档案的管理流程

1. 档案的收集：各部门应按照规定的要求，将产生的各类档案及时交由档案管理部门。

2. 档案的整理与编目：档案管理部门对收集到的档案进行整理和编目，确保档案的有序性和便于检索。

3. 档案的保管与存储：档案管理部门应建立适当的存储设施，采取科学的保管措施，确保档案的安全性和防火防灾能力。

4. 档案的利用与传递：档案管理部门应根据相关需求，提供及时、准确的档案信息，并确保档案的传递过程安全可靠。

四、档案的安全管理

1. 档案的备份：档案管理部门应定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

2. 档案的权限控制：档案管理部门应设立权限控制制度，并严格限制档案的访问和修改权限，防止档案的非法操作。

3. 档案的鉴定和销毁：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，及时销毁不再需要的档案，确保档案的及时更新和有效性。

五、档案管理的监督与评估

1. 监督：企业的领导人应加强对档案管理工作的监督，确保规章制度的执行和档案管理工作的合规性。

2. 评估：企业应定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时改进，提高档案管理水平。

六、档案管理的培训与宣传

1. 培训：企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

2. 宣传：企业应通过内部刊物、公告栏等方式宣传档案管理的重要性和规章制度的内容，使全体员工都能了解和遵守。

企业档案管理规章制度的制定和执行，有助于保护和管理企业的档案资料，确保档案的完整性和可用性，为企业的发展提供有力的支持。各部门应积极配合档案管理部门的工作，遵守规章制度，共同建设一个高效、安全的档案管理体系，为企业的可持续发展提供有力的支持。

企业档案管理规章制度 篇二

企业档案管理规章制度是企业信息管理的重要组成部分，对于保护企业信息资产、提高信息管理效率具有重要意义。本文将介绍一套完善的企业档案管理规章制度。

一、档案管理的目标和原则

1. 目标：确保企业档案的完整性、准确性和可用性，保护企业的合法权益。

2. 原则：依法管理、依规操作、依托技术、依靠人才。

二、档案管理的体制和职责

1. 设立档案管理部门，并明确其职责：负责制定档案管理规章制度、组织档案的收集、整理、保管和利用工作。

2. 档案管理员的职责：负责档案的分类、编目、装订、存储和检索工作，确保档案的安全性和可追溯性。

3. 各部门的配合：各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供相关档案资料并按照规定的程序和要求进行操作。

三、档案的管理流程

1. 档案的收集：各部门应按照规定的要求，将产生的各类档案及时交由档案管理部门。

2. 档案的整理与编目：档案管理部门对收集到的档案进行整理和编目，确保档案的有序性和便于检索。

3. 档案的保管与存储：档案管理部门应建立适当的存储设施，采取科学的保管措施，确保档案的安全性和防火防灾能力。

4. 档案的利用与传递：档案管理部门应根据相关需求，提供及时、准确的档案信息，并确保档案的传递过程安全可靠。

四、档案的安全管理

1. 档案的备份：档案管理部门应定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。

2. 档案的权限控制：档案管理部门应设立权限控制制度，并严格限制档案的访问和修改权限，防止档案的非法操作。

3. 档案的鉴定和销毁：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，及时销毁不再需要的档案，确保档案的及时更新和有效性。

五、档案管理的监督与评估

1. 监督：企业的领导人应加强对档案管理工作的监督，确保规章制度的执行和档案管理工作的合规性。

2. 评估：企业应定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时改进，提高档案管理水平。

六、档案管理的培训与宣传

1. 培训：企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

2. 宣传：企业应通过内部刊物、公告栏等方式宣传档案管理的重要性和规章制度的内容，使全体员工都能了解和遵守。

通过制定和执行企业档案管理规章制度，可以确保企业档案的完整性和可用性，提高企业信息管理的效率和安全性。各部门应积极配合档案管理部门的工作，遵守规章制度，共同建设一个高效、安全的档案管理体系，为企业的可持续发展提供有力的支持。

企业档案管理规章制度 篇三

　　第一章 总 则

　　第一条 为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。

　　第二条 凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。

　　第二章 档案管理体制

　　第三条

　　1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。

　　2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

　　第四条 公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。

　　1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。

　　2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。

　　3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。

　　4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。

　　5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。

　　6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。

　　7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

　　第五条 各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。

　　第六条 因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。

　　第三章 档案的归档范围

　　第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

　　1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。

　　2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。

　　3、各类工程检测、鉴定报告。

　　4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

　　5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各种审计报告、资产评估报告。

　　7、公司各种管理规章制度。

　　8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。

　　9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

　　10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

　　11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。

　　12、其他需要归档的重要文件。

　　第四章 档案的借阅管理办法

　　第八条 凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。

　　第九条 借阅的档案密级与领导签批

　　1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。

　　2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。

　　第十条 借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　第十一条 公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。

　　第十二条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

　　第十三条 加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。

　　第五章 档案的销毁

　　第十三条 办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。

　　第十四条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。

　　第十五条 销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

　　第六章 罚 则

　　第十六条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

　　3、涂改、伪造档案。

　　4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

　　5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。

　　6、泄露公司档案机密者。

　　7、其他危害公司利益的行为。

　　第十七条 本制度由办公室负责解释、补充。 对未尽事宜，办公室随时调整更新。

企业档案管理规章制度 篇四

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　七、本制度即日起开始执行。

企业档案管理规章制度 篇五

　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

　　(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

　　(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

　　(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

　　(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

　　第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。

　　第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

企业档案管理规章制度 篇六

　　档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

　　2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

　　3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

　　4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　归档制度

　　1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

　　7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

　　8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

　　档案保管制度

　　1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

　　4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。