公司文件收发管理制度【实用3篇】

公司文件收发管理制度 篇一

第一篇内容

在现代企业管理中，文件的收发管理是一项非常重要的工作。有效的文件收发管理制度能够保证文件的及时传递和安全保管，提高工作效率，减少错误和纠纷的发生。本文将介绍一套完善的公司文件收发管理制度，以便于规范和优化文件的流转过程。

首先，公司应该建立一个统一的文件收发管理中心。该中心负责接收、分发和归档所有公司文件。中心设立专门的工作人员，负责对收到的文件进行登记，并进行分类、整理和分发。同时，还应建立一个电子文档管理系统，方便文件的存储、检索和共享。

其次，公司应该制定明确的文件收发流程。流程应包括文件的起草、审核、签署、分发和归档等环节。起草阶段应明确文件的内容、格式和权限，以及起草人和审核人的责任和权限。审核阶段应设立专门的审核人员，对文件进行内容、格式和法律合规性的审核。签署阶段应明确签署人员的权限和流程，并采取电子签名等方式进行签署。分发阶段应确保文件能够及时送达，并进行确认。归档阶段应对文件进行分类、整理和存档，以备后续查阅和审计。

再次，公司应建立健全的文件收发管理制度。制度应包括文件的编号、命名、存档、保密和销毁等方面的规定。文件编号应遵循一定的规则和标准，便于查找和管理。文件命名应简明扼要，能够准确反映文件的内容和用途。文件存档应按照一定的分类和归档标准进行，同时应设立专门的存档人员和存档区域，确保文件的安全和完整。文件保密应根据文件的性质和内容确定不同的保密级别，并采取相应的保密措施。文件销毁应按照一定的周期和程序进行，确保文件的安全和隐私。

最后，公司应加强文件收发管理的监督和评估。监督和评估应定期进行，以确保文件收发管理制度的有效执行和改进。监督可以通过检查文件的收发记录和归档情况，评估可以通过工作效率和客户满意度等指标进行。同时，公司应对工作人员进行文件收发管理培训，提高他们的专业水平和责任意识。

综上所述，公司文件收发管理制度对于企业的正常运行和发展非常重要。公司应根据自身的实际情况，建立一套完善的文件收发管理制度，并加强监督和评估，以不断提高工作效率和服务质量。

公司文件收发管理制度 篇二

第二篇内容

在现代企业日常运营中，文件的收发管理是一项非常重要的工作。有效的文件收发管理制度能够确保文件的及时传递和安全保管，提高工作效率，减少错误和纠纷的发生。本文将介绍一套完善的公司文件收发管理制度，以便规范和优化文件的流转过程。

首先，公司应建立一个专门的文件收发管理部门。该部门负责接收、分发和归档所有公司文件。部门应设立专门的工作人员，负责对收到的文件进行登记，并进行分类、整理和分发。同时，还应建立一个电子文档管理系统，方便文件的存储、检索和共享。

其次，公司应制定明确的文件收发流程。流程应包括文件的起草、审核、签署、分发和归档等环节。起草阶段应明确文件的内容、格式和权限，以及起草人和审核人的责任和权限。审核阶段应设立专门的审核人员，对文件进行内容、格式和法律合规性的审核。签署阶段应明确签署人员的权限和流程，并采取电子签名等方式进行签署。分发阶段应确保文件能够及时送达，并进行确认。归档阶段应对文件进行分类、整理和存档，以备后续查阅和审计。

再次，公司应建立健全的文件收发管理制度。制度应包括文件的编号、命名、存档、保密和销毁等方面的规定。文件编号应遵循一定的规则和标准，便于查找和管理。文件命名应简明扼要，能够准确反映文件的内容和用途。文件存档应按照一定的分类和归档标准进行，同时应设立专门的存档人员和存档区域，确保文件的安全和完整。文件保密应根据文件的性质和内容确定不同的保密级别，并采取相应的保密措施。文件销毁应按照一定的周期和程序进行，确保文件的安全和隐私。

最后，公司应加强文件收发管理的监督和评估。监督和评估应定期进行，以确保文件收发管理制度的有效执行和改进。监督可以通过检查文件的收发记录和归档情况，评估可以通过工作效率和客户满意度等指标进行。同时，公司应对工作人员进行文件收发管理培训，提高他们的专业水平和责任意识。

综上所述，公司文件收发管理制度是企业运营的重要组成部分。公司应根据自身的实际情况，建立一套完善的文件收发管理制度，并加强监督和评估，以不断提高工作效率和服务质量。

公司文件收发管理制度 篇三

公司文件收发管理制度

　　在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。

　　一、总则

　　1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

　　2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

　　3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

　　二、发文管理

　　1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

　　2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

　　3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

　　4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

　　5、发文办理工作程序：

　　（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的`文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

　　（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

　　（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

　　（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

　　（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

　　（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

　　三、收文管理

　　1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

　　2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

　　3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

　　4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示

　　5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

　　6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

　　7、收文办理工作程序：

　　（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

　　室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

　　（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

　　（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

　　（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

　　（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

　　（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

　　（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

　　（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

　　四、保密文件管理

　　1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

　　2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

　　3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

　　4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

　　五、文件的销毁

　　1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

　　2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

　　六、附则

　　1、本制度由公司办公室负责解释。

　　2、本制度自发文之日起实施。