企业电子档案管理制度(优秀6篇)
企业电子档案管理制度 篇一
企业电子档案管理制度的重要性和好处
企业电子档案管理制度是指企业为了更好地管理和利用电子档案而制定的一系列规章制度和操作流程。随着信息技术的快速发展和应用，企业电子档案管理制度变得越来越重要。本文将探讨企业电子档案管理制度的重要性和好处。
首先，企业电子档案管理制度有助于提高信息的准确性和可靠性。通过制定规范的操作流程和标准化的管理制度，企业可以确保电子档案的完整性和一致性。这有助于避免因为人为错误或系统故障而导致的信息错误，提高了信息的质量和可信度。
其次，企业电子档案管理制度可以提高办公效率。传统的档案管理方式需要大量的人力和物力投入，而且查找和整理档案的时间较长。而通过建立电子档案管理制度，企业可以实现档案的快速检索和共享，提高了办公效率和工作效能。
此外，企业电子档案管理制度有助于信息的安全保密。电子档案可以通过密码和权限设置来限制访问权限，确保敏感信息不被未授权人员获取。同时，电子档案可以进行备份和恢复，以防止数据丢失或被破坏。这有助于保护企业的商业机密和客户信息，提高了信息的安全性。
最后，企业电子档案管理制度可以节省空间和成本。传统的纸质档案需要大量的存储空间，而且需要定期维护和保管。而电子档案可以通过云存储等技术来实现，不占用实体空间，并且可以减少纸张和印刷耗材的使用。这不仅有助于环境保护，还可以降低存储和维护档案的成本。
综上所述，企业电子档案管理制度在现代企业管理中起着重要的作用。它可以提高信息的准确性和可靠性，提高办公效率，保障信息的安全保密，节省空间和成本。因此，企业应该重视并且制定适合自身需求的电子档案管理制度，以提升企业的管理水平和竞争力。
企业电子档案管理制度 篇二
企业电子档案管理制度的实施步骤和注意事项
企业电子档案管理制度是企业为了更好地管理和利用电子档案而制定的一系列规章制度和操作流程。本文将介绍企业电子档案管理制度的实施步骤和注意事项，以帮助企业顺利建立和运行电子档案管理制度。
首先，企业应该明确电子档案管理的目标和需求。企业需要明确电子档案管理的目标，如提高信息的准确性和可信度、提高办公效率、保护信息安全等。同时，企业还需要根据自身的业务需求和特点确定所需的电子档案管理功能和技术支持。
其次，企业应该制定电子档案管理制度的相关规章制度和操作流程。这包括制定电子档案的命名规则、存储结构和索引体系，制定电子档案的访问权限和安全保密措施，制定电子档案的备份和恢复策略等。这些规章制度和操作流程应该符合现行法律法规和行业标准，并且能够满足企业的实际需求。
接下来，企业需要进行电子档案管理系统的选型和实施。企业可以根据自身需求选择适合的电子档案管理系统，包括基于云存储的系统、基于数据库的系统等。在实施过程中，企业需要进行系统的安装和配置，进行数据的迁移和转换，进行系统的测试和调试等。同时，企业还需要培训员工并制定相关的操作规范，确保系统能够正常运行。
最后，企业需要进行电子档案管理制度的监督和评估。企业应该建立完善的监督机制，对电子档案管理制度的执行情况进行监测和评估。通过定期的内部审核和外部评估，企业可以发现问题并及时进行改进，提高电子档案管理的效果和效率。
在实施企业电子档案管理制度时，还需要注意以下几点。首先，企业应该重视信息安全和隐私保护。企业需要设立访问权限，并采取加密和备份措施，保护电子档案的安全性。其次，企业应该建立完善的培训和教育机制，提高员工对电子档案管理制度的认识和理解。最后，企业还需要与相关部门和机构进行合作，共享电子档案资源，提高信息的共享和利用效率。
综上所述，企业电子档案管理制度的实施步骤包括明确目标和需求、制定规章制度和操作流程、选型和实施管理系统、监督和评估制度的执行情况。在实施过程中，企业需要注意信息安全和隐私保护、员工培训和教育、与相关部门和机构的合作等方面。通过科学的管理和规范的操作，企业可以更好地利用和管理电子档案，提高管理效率和竞争力。
企业电子档案管理制度 篇三
1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。
3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。
4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
6、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
7、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
8、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
企业电子档案管理制度 篇四
一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的.产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求：
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷;
③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
企业电子档案管理制度 篇五
第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。
第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。
第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。
第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。
第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。
第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相
关部门及时提供。
第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。
第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。
第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。
第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。
第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。
第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。
企业电子档案管理制度 篇六
第一条各级保密人员要相互协调配合，应主动为公司和公司各业务部门服务，公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。
第二条在对外交往与合作中，对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时，将由公司保密委员会立会研究决定后，方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定，该提供的提供，不该提供的坚决不提供。
第三条对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。
第四条保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
第五条绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
第六条保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。
第七条涉及国家机密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输；不得以明码电报拍发秘密文件，也不得明电密电混用。
第八条保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。
第九条传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。传阅或借阅文件，要严格坚持登记制度。
第十条保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。
第十一条建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。
第十二条如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。
第十三条保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主管领导批准。
第十四条保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。
第十五条以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。
第十六条公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主管领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。
第十七条公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中，不准随身携带密级文件、资料，要严格遵守保密纪律，在预案中应采取措施，防止泄露事件发生。
