单位文书档案管理制度【优选6篇】

单位文书档案管理制度 篇一

随着社会的不断发展，各个单位的文书档案管理变得愈发重要。良好的文书档案管理制度不仅能提高单位工作效率，还能确保单位信息的完整性和安全性。本文将介绍一套完善的单位文书档案管理制度，以期为各单位提供参考和借鉴。

一、制度制定的依据和目的

制定单位文书档案管理制度的依据包括国家相关法律法规、组织机构的需求以及信息化技术的发展。制度的目的是确保单位文书档案的合规性、可靠性和可用性，提高单位的信息管理水平和工作效率。

二、档案管理的组织结构

单位文书档案管理制度应明确档案管理的组织结构，包括档案管理部门、档案管理员等角色的设立和职责划分。档案管理部门应有足够的人员和专业知识，负责制定和执行档案管理制度，并提供相关培训和指导。

三、文书档案的归档和分类

单位文书档案应按照一定的规则进行归档和分类。归档时应注重文件的完整性和可追溯性，确保每份文件都能被正确地归档和检索。分类时应根据文件的性质、用途、保管期限等因素进行合理的分类，方便文件的管理和利用。

四、档案的保存和销毁

单位文书档案的保存和销毁是文书档案管理制度的重要内容。保存时应采取适当的措施确保档案的安全和完整性，如定期备份、加密存储等。销毁时应严格按照相关规定进行，确保档案的合规销毁，避免信息泄露和滥用的风险。

五、档案的检索和利用

单位文书档案管理制度应明确档案的检索和利用程序。档案的检索应方便快捷，可以通过关键词、日期、文件编号等方式进行检索。档案的利用应符合相关法律法规和组织机构的规定，遵循信息保密和知识产权的原则。

六、信息化支持和监督机制

单位文书档案管理制度应充分利用信息化技术，提高档案管理的效率和便利性。可以采用电子文档管理系统、云存储等技术手段，实现档案的电子化和网络化管理。同时，应建立监督机制，定期对档案管理制度的执行情况进行评估和检查，确保制度的有效实施。

通过建立完善的单位文书档案管理制度，可以提高单位的信息管理水平和工作效率。各单位应根据自身的特点和需求，制定适合自己的文书档案管理制度，并不断完善和改进，以适应信息化时代的发展需求。

单位文书档案管理制度 篇二

单位文书档案管理制度是保证单位工作有序进行的重要保障。本文将从档案管理的流程、规范、安全和利用等方面，介绍一套完善的单位文书档案管理制度。

一、档案管理的流程

单位文书档案管理的流程包括档案的产生、登记、归档、保存和利用等环节。在档案产生阶段，应明确文书档案的标准格式和内容要求，确保文件的规范性和可追溯性。在登记和归档阶段，应建立档案的登记制度和归档规范，确保档案的准确性和完整性。在保存和利用阶段，应制定档案的保存期限和利用规则，确保档案的安全性和合规性。

二、档案管理的规范

单位文书档案管理应遵循一定的规范。首先，应建立档案管理的标准操作流程，确保每个环节都能按照规定的程序进行。其次，应建立档案的编制和标识规范，包括文件编号、封面标识、年度归档等，方便档案的管理和检索。同时，应建立档案的质量评估制度，定期对档案的完整性和可用性进行评估和检查。

三、档案管理的安全

单位文书档案管理的安全性是制度的重要内容。首先，应建立档案的存储和传输安全机制，确保档案的机密性和完整性，防止信息泄露和丢失。其次，应建立档案的备份和灾备机制，定期进行数据备份和灾备演练，以应对突发情况。同时，应建立档案的权限管理制度，对档案的查阅和修改进行权限控制，防止非法操作和滥用。

四、档案的利用

单位文书档案管理制度应明确档案的利用规则和程序。档案的利用应遵循合法、合规和知识产权的原则，严禁非法复制、传播和商业利用。可以建立档案借阅制度，对档案的借阅进行登记和管理，确保档案的安全和追溯性。

通过建立完善的单位文书档案管理制度，可以提高单位的工作效率和信息管理水平。各单位应根据自身的特点和需求，制定适合自己的文书档案管理制度，并不断完善和改进，以适应信息化时代的发展需求。同时，应加强对档案管理制度的培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力。

单位文书档案管理制度 篇三

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

单位文书档案管理制度 篇四

　　第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

　　第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第七条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

单位文书档案管理制度 篇五

　　1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

　　4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

　　5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

　　6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

　　7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

　　9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　　10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

　　11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

　　12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

　　13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

　　14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

　　15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

　　16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

　　17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

　　18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

单位文书档案管理制度 篇六

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

　　第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。