采购档案管理制度（经典5篇)

采购档案管理制度 篇一

采购档案管理制度对企业的重要性

在现代企业管理中，采购是一个非常重要的环节。采购的过程中需要涉及大量的文件和档案，这些档案对于企业的运营和决策起到了至关重要的作用。因此，建立和实施一套科学、规范的采购档案管理制度对于企业的发展具有重要意义。

首先，采购档案管理制度能够提高采购效率。在采购过程中，档案的整理、存储和检索是非常繁琐的工作。如果没有一个规范的管理制度，采购人员可能会花费大量的时间去寻找相关的档案，从而影响工作效率。而通过建立档案管理制度，可以使采购人员能够快速地找到所需的档案，从而提高工作效率，节约时间和精力。

其次，采购档案管理制度能够提高采购决策的准确性和科学性。在采购决策中，需要参考大量的数据和信息。如果这些数据和信息不能够及时准确地找到，采购决策可能会受到影响，导致采购结果不尽如人意。而通过建立档案管理制度，可以使采购人员能够迅速获取到准确的数据和信息，从而提高采购决策的准确性和科学性。

此外，采购档案管理制度还能够提高企业的风险管理能力。在采购过程中，有时候会出现一些纠纷或争议，这时需要通过档案来查证相关的情况。如果没有一个规范的档案管理制度，可能无法提供足够的证据来解决纠纷，从而增加了企业的风险。而通过建立档案管理制度，可以使企业能够及时收集和保存相关的档案，为解决纠纷提供有力的支持。

最后，采购档案管理制度还能够提高企业的合规性。随着法律法规的不断加强，企业在采购过程中需要遵守各种规定和标准。如果没有一个规范的档案管理制度，可能无法及时发现和纠正违规行为，从而导致企业面临法律风险。而通过建立档案管理制度，可以使企业能够及时发现和纠正违规行为，提高企业的合规性。

综上所述，采购档案管理制度对于企业的发展具有重要意义。它能够提高采购效率，提高采购决策的准确性和科学性，提高企业的风险管理能力，提高企业的合规性。因此，企业应该重视并建立和实施一套科学、规范的采购档案管理制度，以提升企业的竞争力和可持续发展能力。

采购档案管理制度 篇二

如何建立科学有效的采购档案管理制度

在现代企业管理中，建立和实施一套科学、有效的采购档案管理制度对于企业的发展具有重要意义。那么，如何建立这样的管理制度呢？以下是一些建议：

首先，要明确采购档案的分类和归档规则。采购档案涉及很多不同的内容和信息，如供应商信息、合同信息、采购需求、采购流程等。因此，要根据不同类型的档案，制定相应的分类和归档规则。例如，可以将供应商信息按照字母顺序归档，将合同信息按照合同编号归档，将采购需求按照时间顺序归档。这样可以使档案的整理、存储和检索更加方便和高效。

其次，要建立档案管理的责任制和流程。档案管理是一个复杂的工作，需要多个部门和人员的协同配合。因此，要明确各个部门和人员在档案管理中的责任和职责。例如，可以指定一个专门的档案管理员负责档案的整理、存储和检索，指定采购人员负责采购档案的归档和更新。同时，要建立档案管理的流程，明确各个环节的操作和要求，确保档案管理的顺利进行。

此外，要采用科学的技术手段来辅助档案管理。现代技术的发展为档案管理提供了更多的可能性。可以利用电子文档管理系统来存储和检索档案，可以利用云存储来备份和共享档案，可以利用数据分析工具来分析和挖掘档案中的信息。这些技术手段可以使档案管理更加便捷和高效，提高工作效率和准确性。

最后，要定期进行档案管理的评估和改进。档案管理是一个不断改进的过程，需要根据实际情况进行评估和改进。可以定期对档案管理的各个环节进行评估，了解存在的问题和不足之处，并采取相应的措施进行改进。例如，可以对档案的整理和归档流程进行优化，可以对档案的存储和检索系统进行升级。

总之，建立和实施一套科学、有效的采购档案管理制度对于企业的发展具有重要意义。要明确档案的分类和归档规则，建立档案管理的责任制和流程，采用科学的技术手段来辅助档案管理，定期进行档案管理的评估和改进。通过这些措施，可以提高采购效率，提高采购决策的准确性和科学性，提高企业的风险管理能力，提高企业的合规性。

采购档案管理制度 篇三

　　1.目的：

加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

　　2.适用范围：

适用于采购部对内部文件及档案的控制。

　　3.职责：

　　3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

　　3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

　　4.档案管理办法：

　　4.1归档内容分类：

　　4.1.1采购内部文件的归档。

　　采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

　　4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

　　公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

　　4.1.3外来或外放文件的归档。

　　供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

　　4.1.4存储在电脑或其它介质上的资

料。

　　采购部的台账、电子档的文件记录。

　　4.2档案保存期限：

　　4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

　　4.2归档要求：

　　4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

　　4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

　　4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

　　4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

　　4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

　　4.3档案调阅：

　　4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

　　4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

　　4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

　　4.4档案销毁

　　4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

　　4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

　　4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

采购档案管理制度 篇四

　　第一章总则

　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

　　第二章合同分类

　　一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

　　二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

　　三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

　　四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

　　五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

　　八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

　　第三章档案管理的责任分配

　　一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

　　经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

　　二、各部门设档案管理员予以协助管理。

　　各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

　　第四章文件合同归档要求

　　一、文件合同编号规则

　　合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

　　文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

　　基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

　　1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

　　2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

　　3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。

　　4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；

　　二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

　　三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

　　四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

　　五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

　　六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。

　　七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

　　第五章合同档案保管期限及销毁

　　一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

　　二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。

　　三、档案销毁：

　　1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

　　3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

　　第六章档案借阅

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

　　三、借出档案借用期限为一周。

　　借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

　　四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

　　第七章责罚制度

　　一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的.备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

　　二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；

　　三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；

　　四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

　　五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

　　六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

　　第八章附则

　　一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

　　二、本制度自下发之日起执行。

　　三、附件

　　附件1《档案移交单》

　　附件2《档案借阅单》

　　附件3《档案销毁清单》

　　附件4《合同登记本》

采购档案管理制度 篇五

　　公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

　　二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

　　三、合同档案管理原则

　　1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

　　2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

　　四、合同章管理原则

　　1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

　　2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

　　3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

　　五

、合同文档的管理要求

　　1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

　　3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

　　五、附则：

　　1、本制度自审批通过之日起实施。

　　2、本制度由销售部负责解释。

　　六、附件：

《合同档案登记表》