人事档案管理制度(优质6篇)

人事档案管理制度 篇一

人事档案是企业中非常重要的一部分，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料。一个完善的人事档案管理制度对于企业的运营和管理具有重要意义。本文将围绕人事档案管理制度展开讨论，探讨其重要性以及如何建立和完善这一制度。

首先，人事档案管理制度的重要性不可忽视。它为企业的人力资源管理提供了重要的依据和支持。通过对员工的个人信息进行全面、准确地记录和管理，可以更好地了解员工的能力、经验和潜力，为企业的招聘、培训、晋升等决策提供科学依据。此外，人事档案还可以帮助企业合理安排员工的工作和岗位，提高工作效率和员工满意度，促进企业的可持续发展。

其次，建立和完善人事档案管理制度需要注意以下几个方面。首先是信息的准确性和完整性。在建立档案时，要确保员工提供的信息真实、准确，并且及时更新。其次是保密性和安全性。人事档案中包含了大量的个人隐私信息，企业要加强对档案的保密管理，确保只有授权人员可以查阅和修改档案。另外，还应建立完善的档案管理流程和制度，明确档案的保存期限、归档和销毁的程序，规范档案的整理和归档工作。同时，还应加强对人事档案管理人员的培训和监督，确保他们具备相关的专业知识和技能。

最后，人事档案管理制度的建立和完善需要全员参与。企业要加强对员工的宣传和培训，提高员工对人事档案管理制度的认识和重视程度。同时，要建立起员工与企业之间的信任和沟通，为员工提供一个安全和可靠的档案管理环境。此外，企业还可以通过引入信息化技术，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和便利性。

综上所述，人事档案管理制度是企业管理中不可或缺的一部分。通过建立和完善这一制度，可以为企业的人力资源管理提供重要的支持和依据，提高工作效率和员工满意度，促进企业的可持续发展。因此，企业应高度重视人事档案管理制度的建立和完善，并且全员参与其中，共同努力推动企业的发展。

人事档案管理制度 篇二

人事档案管理制度是企业中非常重要的一项制度，它对于企业的管理和发展具有重要作用。本文将从档案管理的目标、内容和流程等方面，介绍人事档案管理制度的具体内容。

首先，人事档案管理制度的目标是确保员工个人信息的准确性和完整性，为企业的人力资源管理提供科学依据。这包括员工个人信息的收集和整理、档案的保存和归档、档案的安全和保密等方面。通过建立和完善这一制度，可以更好地了解员工的能力、经验和潜力，为企业的招聘、培训、晋升等决策提供依据。

其次，人事档案管理制度的内容主要包括以下几个方面。首先是员工个人信息的收集和整理。企业要及时收集员工的个人信息，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录等，并且按照一定的标准和格式进行整理和分类。其次是档案的保存和归档。企业要建立档案的保存期限和归档流程，确保档案的安全和完整性。同时，还应加强对档案的保密管理，确保只有授权人员可以查阅和修改档案。另外，还需要制定档案的销毁程序，合理处理已经过期的档案。最后，还应建立档案管理流程和制度，明确档案的整理和归档的工作程序和责任人，确保档案管理的规范和高效。

最后，人事档案管理制度的流程通常包括以下几个环节。首先是档案的收集和整理。企业要及时收集员工的个人信息，并按照一定的标准和格式进行整理和归档。其次是档案的保存和归档。企业要建立档案的保存期限和归档流程，确保档案的安全和完整性。同时，还应加强对档案的保密管理，确保只有授权人员可以查阅和修改档案。另外，还需要制定档案的销毁程序，合理处理已经过期的档案。最后，企业还可以引入信息化技术，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和便利性。

综上所述，人事档案管理制度是企业管理中非常重要的一部分。通过建立和完善这一制度，可以为企业的人力资源管理提供科学依据，提高工作效率和员工满意度，促进企业的可持续发展。因此，企业应高度重视人事档案管理制度的建立和完善，并且加强对档案管理人员的培训和监督，确保他们具备相关的专业知识和技能。只有这样，企业才能更好地管理和利用员工的个人信息，推动企业的发展。

人事档案管理制度 篇三

　　第一条为加强和规范员工档案管理

　　依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

　　第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。

　　档案管理人员不能保管本人的档案。

　　第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。

　　对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

　　第四条人事档案管理员的职责

　　（一）、保管员工档案；

　　（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

　　（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

　　（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；

　　（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；

　　（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

　　（七）、定期向档案室等部门移交档案；

　　（八）、办理其它有关事项。

　　第五条人事档案的内容及分类归档

　　（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

　　（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

　　（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

　　（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

　　（五）、员工参入党、团材料；

　　（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

　　（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

　　（八）、处分、取消处分的材料；

　　（九）、任免、工资、职称等材料；

　　（十）、学历和评定的技能等材料；

　　（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

　　第六条人事档案材料的分类

　　严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

　　第七条人事档案的收集、保管和销毁

　　一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

　　二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

　　三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

　　六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

　　七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

　　八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

　　第八条人事档案的利用和传递

　　一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

　　二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

　　三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

　　四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

　　五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

　　六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

　　七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

　　八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

　　九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

　　十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

　　十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

人事档案管理制度 篇四

　　第一章总 则

　　第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

　　第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

　　第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

　　第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

　　第二章 人事档案归档范围和要求

　　第五条归档范围

　　（一）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

　　（二）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料；民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

　　（三）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

　　（四）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

　　（五）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

　　（六）政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　（七）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

　　（八）党、团组织建设工作中形成的有关材料：

　　1、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

　　2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

　　3、加入民主党派的有关材料。

　　（九）表彰奖励活动中形成的有关材料：

　　劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　（十）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

　　（十一）任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

　　（十二）考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

　　（十三）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

　　（十四）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

　　（十五）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

　　（十六）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

　　（十七）其它起重要依据作用的材料。

　　第六条收集方法

　　（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

　　（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

　　（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

　　（四）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

人事档案管理制度 篇五

　　（一）干部人事档案材料收集制度

　　1、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；

　　2、档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；

　　3、干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档；

　　4、档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；

　　5、对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

　　（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度

　　1、严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；

　　2、归档材料必须是办理完毕的正式材料；

　　3、归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；

　　4、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；

　　5、干部人事档案材料应统一使用16开纸（19×26.5厘米），材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；

　　6、凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

　　（三）干部人事档案查（借）阅制度

　　1、查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅；

　　2、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

　　3、查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记；

　　4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；

　　5、查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；

　　6、查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；

　　7、档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

　　（四）干部人事档案转递制度

　　1、转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；

　　2、干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；

　　3、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；

　　4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封；

　　5、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；

　　6、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；

　　7、收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

　　（五）干部人事档案检查核对统计制度

　　1、建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决；

　　2、提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库；

　　3、干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；

　　4、整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

　　（六）干部人事档案的保管、保密制度

　　1、严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作；

　　2、非档案工作人员一律不得进入库房；

　　3、档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

　　4、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；

　　5、严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%）；

　　6、坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全；

　　7、坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；

　　8、严禁个人私自保存任何人的档案材料；

　　9、档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续；

　　10、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

　　（七）人事档案管理人员职责

　　1、热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料；

　　2、建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料；

　　3、严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递；

　　4、及时登记教职工职务、工资变动情况；

　　5、为学校及有关部门提供教职工情况；

　　6、维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作；

　　7、调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

　　8、完成领导交办的其他事项。

人事档案管理制度 篇六

　　为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

　　一、保密制度

　　1、认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

　　2、加强组织纪律，坚守工作岗位。

　　3、人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

　　4、人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

　　5、人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

　　6、无关人员一律不得进入档案库房（室）。

　　7、严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

　　8、对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

　　9、人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

　　10、人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

　　11、人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

　　12、属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

　　13、严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

　　14、发现泄密事件，认真处理。

　　二、归档制度

　　1、按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作；材料归档范围具体见附件。

　　2、校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1—2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

　　3、每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

　　4、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

　　5、不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

　　6、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

　　7、每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

　　8、对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

　　三、鉴别制度

　　1、收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

　　2、鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

　　3、鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

　　4、归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

　　5、人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

　　四、整理制度

　　1、整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。

　　2、整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

　　3、整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

　　4、必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

　　5、人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

　　6、不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

　　7、整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

　　五、借阅制度

　　1、查（借）阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

　　2、查（借）阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查（借）阅登记表》。

　　3、复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。

　　4、查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

　　5、查阅档案的单位或个人，不得擅自—拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

　　6、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

　　六、转递制度

　　1、递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

　　2、人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

　　3、递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

　　4、使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

　　5、职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

　　6、校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

　　7、不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

　　8、是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

　　七、核查制度

　　1、事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

　　2、提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

　　3、理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

　　4、出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

　　5、收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。