工程档案管理制度(经典4篇)

工程档案管理制度 篇一

工程档案管理制度的重要性和作用

工程档案管理制度是指针对工程项目的各类档案进行规范化管理的一套制度和流程。它在工程项目的整个生命周期中起到了至关重要的作用，既有助于保障工程项目的顺利进行，又能提供重要的参考和依据，为工程项目的后续管理和维护提供支持。本文将从几个方面探讨工程档案管理制度的重要性和作用。

首先，工程档案管理制度有助于确保工程项目的质量和安全。在工程项目的各个阶段，都会产生大量的工程档案，包括设计文件、施工图纸、验收报告等。这些档案记录了工程项目的各个环节，能够提供可靠的证据，确保工程的质量和安全。如果没有健全的档案管理制度，这些重要的档案可能会丢失或损坏，从而无法提供有效的依据，给工程项目的质量和安全带来潜在风险。

其次，工程档案管理制度有助于提高工程项目的效率和效益。通过规范化的档案管理流程，可以使各类档案得到及时整理、归档和存储，方便后续的查阅和利用。这样一来，工程项目的相关人员能够更快地获取到所需的信息，减少了查找和整理档案的时间成本，提高了工作效率。同时，工程档案管理制度还能为工程项目的后续管理和维护提供重要的参考和依据，提高了工程项目的效益。

此外，工程档案管理制度还有助于保护知识产权和维护企业声誉。工程项目中的档案往往包含了企业的核心技术和商业机密，如果这些档案泄露或被其他企业不当使用，将对企业的创新能力和竞争力造成重大损失。通过健全的档案管理制度，可以确保这些重要的档案得到妥善保护，维护企业的知识产权和声誉。

综上所述，工程档案管理制度在工程项目中起到了至关重要的作用。它不仅有助于保障工程项目的质量和安全，提高工程项目的效率和效益，还能保护企业的知识产权和维护企业声誉。因此，各个工程项目都应该高度重视工程档案管理制度的建立和执行，确保工程项目的顺利进行和后续管理的顺利展开。

工程档案管理制度 篇二

工程档案管理制度的建立和执行

工程档案管理制度是指针对工程项目的各类档案进行规范化管理的一套制度和流程。建立和执行科学有效的工程档案管理制度对于保障工程项目的顺利进行和后续管理的顺利展开至关重要。本文将从几个方面介绍如何建立和执行工程档案管理制度。

首先，建立工程档案管理制度需要明确相关的法律法规和标准，确保档案管理工作的合法性和规范性。在国内，工程项目的档案管理工作主要受到《中华人民共和国档案法》和《工程建设项目档案管理规定》等法律法规的约束。此外，还需要参考相关的国家标准和行业标准，如《工程建设项目档案管理规范》和《企业档案管理规范》等，确保档案管理工作符合规范要求。

其次，建立工程档案管理制度需要明确各个环节的责任和流程，确保档案管理工作的有序进行。首先，需要明确档案管理的责任主体，包括工程项目单位的档案管理机构和相关人员。他们应该具备相应的专业知识和技能，能够熟练掌握档案管理的各项工作。其次，需要明确档案管理的具体流程，包括档案的收集、整理、归档和存储等环节。这些环节应该有明确的操作规程和标准，确保档案管理工作的高效和准确进行。

此外，建立工程档案管理制度还需要配备相应的档案管理软件和设备，提高档案管理工作的效率和质量。随着信息技术的发展，电子档案管理已经成为一种趋势。通过使用档案管理软件，可以实现档案的电子化管理，提高档案的检索和利用效率。同时，还需要配备相应的档案管理设备，如档案柜、保险柜等，确保档案的安全和保密。

最后，建立工程档案管理制度需要加强档案管理人员的培训和宣传，提高他们的档案管理意识和能力。档案管理人员应该具备良好的职业道德和责任心，能够认真履行档案管理工作的各项职责。此外，还需要加强对工程项目单位和相关人员的宣传和培训，提高他们对档案管理工作的重视程度和合作意识。

综上所述，建立和执行科学有效的工程档案管理制度是保障工程项目的顺利进行和后续管理的顺利展开的基础。通过明确法律法规和标准、明确责任和流程、配备软件和设备，加强人员培训和宣传，可以建立起一套完善的工程档案管理制度，确保工程项目的档案管理工作顺利进行和后续管理的顺利展开。

工程档案管理制度 篇三

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　(一)工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。(详附件一)

　　(二)归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

　　(一)工程档案的收集

　　文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

　　(二)工程档案的整理

　　按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　(三)工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

　　5、竣工图按专业组卷。

　　6、竣工验收文件按单位工程组卷。

　　(四)工程档案的编目

　　1、每卷单独编号,

　　页号从"1"开始,案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

　　2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位,"责任者"填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号;"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。

　　未按要求编目的,每项扣罚部门资料员5元。

　　(五)工程档案的装订

　　案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

　　(六)工程档案的归档

　　单位工程竣工验收完成后30日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员5元。

　　(七)工程竣工档案移交

　　工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员5元。

　　(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)

　　工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

　　案卷号如:第1卷1.1.1-1

　　专业号如:基建类1为1.1.1

　　工程代号如XX花园首期为1.1

　　楼盘代号如XX花园代号为1

　　(九)工程档案的.保管

　　工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

　　(十)工程档案的统计

　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

　　四、工程档案保管期限

　　保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)

　　1、永久:是指工程档案需永久保存。

　　2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　3、短期:是指工程档案保存20年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

　　五、工程档案密级

　　密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

　　工程准备阶段文件为机密级,

　　监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

　　六、工程档案的借阅及销毁

　　按照集团公司档案管理制度执行。

　　本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

　　七、本制度自发布之日起执

工程档案管理制度 篇四

　　第一章总则

　　1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

　　1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

　　1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

　　1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

　　第二章工程档案管理机构的职责

　　2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

　　2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

　　2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

　　第三章项目工程档案管理流程

　　3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

　　3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

　　3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

　　3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

　　3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

　　档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

　　3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

　　工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

　　第四章项目工程档案管理

　　4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

　　4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

　　4.3档案收集工作的要求

　　(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

　　(2)遵循档案的自然形成规律;

　　(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

　　(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

　　(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

　　4.4工程项目资料的收集管理

　　4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

　　4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

　　4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

　　4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

　　收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

　　4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

　　4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

　　4.6项目工程档案的分类要求

　　(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

　　(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

　　(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

　　(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

　　4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

　　4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

　　4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

　　4.8项目档案案卷管理

　　4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

　　4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

　　4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

　　4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

　　项目档案号=分类号+案卷顺序号。

　　4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

　　4.10工程项目资料的更改

　　4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

　　4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

　　4.11工程项目档案的借阅

　　需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申

请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

　　4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

　　4.13工程项目合同管理

　　工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

　　工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

　　工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

　　第五章附则

　　5.1本制度由项目部负责解释。

　　5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。