会议室使用管理制度(经典3篇)
会议室使用管理制度 篇一
会议室是一个组织内部沟通和决策的重要场所，为了更好地管理和使用会议室资源，制定一套科学合理的会议室使用管理制度是非常必要的。这样可以确保会议室的使用公平、高效，并最大限度地提升会议的效果和组织的效率。
首先，会议室的预定和使用应该遵循一定的程序和规定。组织内部应设立专门的会议室预定系统，通过网络或者其他途径提供在线预定服务。会议室的预定应提前一定的时间，并且需要提供会议的目的、参会人数、使用时间等相关信息。如果有多个部门或者团队同时需要使用会议室，应进行协调，避免冲突和浪费资源。
其次，会议室的使用应该遵循一定的原则和规范。会议室的预定者应在预定时了解并遵守会议室的使用规定，包括会议室的容量、设备的使用方法、会议室的清洁要求等。在使用会议室时，应按时到达并合理安排会议的时间，不得超时使用或者无故取消预定。会议结束后，应及时清理会议室，保持整洁有序。
另外，会议室的设备和资源应得到合理的利用和管理。会议室应配备一定数量的座位、投影仪、音响等设备，并保证设备的正常运行。预定者应按照需要提前申请使用设备，并在使用后进行检查，确保设备的完好无损。对于需要使用特殊设备或者涉及机密信息的会议，需要经过特殊审批，并严格控制和管理。
最后，会议室使用管理制度应有相应的监督和评估机制。组织内部可以设立会议室使用监督小组，负责对会议室的预定和使用进行监督和检查。定期对会议室使用情况进行评估和总结，及时调整和改进管理制度，以提升会议室的使用效果和管理水平。
综上所述，制定一套科学合理的会议室使用管理制度对于组织内部的沟通和决策至关重要。通过规范会议室的预定和使用程序，遵循原则和规范，合理利用和管理设备和资源，并建立监督和评估机制，可以确保会议室的使用公平、高效，提升会议效果和组织效率，为组织的发展和成长提供有力的支持。
会议室使用管理制度 篇二
会议室是组织内部沟通和决策的重要场所，为了更好地管理和使用会议室资源，制定一套科学合理的会议室使用管理制度是非常必要的。本文将从会议室预定、使用规范、设备资源管理和监督评估四个方面介绍会议室使用管理制度的具体内容。
首先，在会议室预定方面，应设立专门的预定系统，提供在线预定服务。预定者应提前一定时间预定会议室，并提供相关信息，如会议目的、参会人数、使用时间等。如果有多个部门或团队同时需要使用会议室，应进行协调，避免冲突和资源浪费。
其次，在会议室使用方面，预定者应了解并遵守使用规定。会议室使用应按时到达，并合理安排会议时间。会议结束后，应及时清理会议室，保持整洁有序。
第三，在设备资源管理方面，会议室应配备一定数量的座位、投影仪、音响等设备，并保证设备的正常运行。预定者应提前申请使用设备，并在使用后进行检查，确保设备的完好无损。对于需要使用特殊设备或涉及机密信息的会议，需要经过特殊审批，并严格控制和管理。
最后，在监督评估方面，可以设立会议室使用监督小组，负责对会议室的预定和使用进行监督和检查。定期对会议室使用情况进行评估和总结，及时调整和改进管理制度，以提升会议室的使用效果和管理水平。
综上所述，会议室使用管理制度对于组织内部的沟通和决策非常重要。通过规范会议室的预定和使用程序，遵循规范，合理利用和管理设备和资源，并建立监督和评估机制，可以确保会议室的使用公平、高效，提升会议效果和组织效率，为组织的发展和成长提供有力的支持。
会议室使用管理制度 篇三
会议室使用管理制度
会议室使用管理办法
一、制定目的
为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于集团各公司各部门。
二、管理办法
第一条：会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第二条：为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政处，填写《会议室使用申请单》，以便统一安排。
第三条：填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。
第四条：正常工作日，各部门提前到行政处填写申请单，并到前台备案，即可使用会议室。若周六日使用，需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。
第五条：如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知行政处， 以备整理会议室及准备果盘等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。
第六条：会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政处负责人，{会议室使用管理规定}
立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
第七条：部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。
第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。
第十条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。
第十一条：会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。
第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政处负责人许可。借用完毕后，需及时归还。
附件：
会议室使用申请表
年 月 日{会议室使用管理规定}
部门主管： 行政部主管：{会议室使用管理规定}
内蒙古正能化工集团有限公司行政处 二○一二年十二月二日
《公司会议室管理制度》会议室使用管理规定 第二篇
公司会议室管理制度{会议室使用管理规定}
为了正确、规范的.使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。
第一章 管理部门及管理职责
第一条 公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。
第二条 公司行政部职责：
(一) 负责公司例会的通知;
(二) 会议室的安排与协调;
(三)负责公司例会会前物资的准备;
(四)负责公司例会的会议记录;
(五)保证室内整洁卫生、设施完好。
第三条 在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。
第二章 会议室使用规定{会议室使用管理规定}
第四条 为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。
第五条 临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记。
第六条 如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。
第七条 各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。
第八条 除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供;部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。
第九条 会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)，使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交
如会议涉及使用视频会议系统，行政部需增加设备管-理-员共同参与检查交接。
第十条 使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管-理-员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。
第三章 公司视频会议系统设备管理
第十一条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、音箱设备等构成。
第十二条 视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
