部门文件管理制度(通用6篇)

部门文件管理制度 篇一

随着信息技术的迅猛发展和信息化水平的不断提高，各个部门的文件管理工作面临着新的挑战和机遇。为了更好地管理和利用文件资源，提高工作效率和信息安全性，我部门制定了一套科学合理的文件管理制度。

首先，我们明确了文件的分类和归档原则。根据文件的性质和用途，我们将文件分为机密文件、重要文件和一般文件三类。机密文件包括涉密文件和内部文件，重要文件包括管理文件和业务文件，一般文件包括日常工作文件和临时文件。根据文件的重要性和使用频率，我们设置了不同的归档期限和存储方式。机密文件和重要文件采取电子归档和实物存档相结合的方式，一般文件采取电子归档为主，实物存档为辅的方式。

其次，我们建立了完善的文件编码和档案目录体系。为了方便文件的检索和使用，我们为每个文件设立了唯一的编码，并按照一定的规则和标准进行编码。同时，我们制定了档案目录规范和标准，确保每个文件都能够被准确地归类和标注。为了提高档案管理的效率和准确性，我们还引入了电子档案管理系统，实现了文件编码和档案目录的自动化管理。

第三，我们加强了文件的传输和交流管理。为了提高文件的传输速度和安全性，我们建立了文件传输和交流平台。所有文件的传输和交流都必须通过这个平台进行，确保文件的完整性和保密性。同时，我们对文件传输和交流进行了权限管理，只有具有相应权限的人员才能够进行文件的上传和下载操作。此外，我们还规定了文件传输和交流的时间和频率，确保文件的及时性和实效性。

最后，我们加强了文件的保存和销毁管理。为了确保文件的长期保存和安全性，我们制定了文件保存和销毁的规定。根据文件的归档期限和重要性，我们设定了不同的保存年限和销毁时限。在文件保存期限届满后，我们将按照规定的程序和要求进行文件的销毁处理。同时，我们还对文件的销毁过程进行了监督和审核，确保文件的彻底销毁和不被恶意利用。

通过以上的措施和规定，我部门的文件管理工作得到了有效的改进和提升。文件的分类和归档原则、文件编码和档案目录体系、文件传输和交流管理，以及文件的保存和销毁管理，都为我们提供了科学合理的文件管理方法和手段。我们相信，在这套文件管理制度的指导下，我部门的工作效率和信息安全性将得到长足的提高。部门文件管理制度 篇二

随着信息化时代的到来，各个部门的文件管理工作正面临着新的机遇和挑战。为了更好地适应信息化的要求，我部门制定了一套先进的文件管理制度，以提高工作效率和信息安全性。

首先，我们注重文件的电子化管理。在过去，我们部门的文件管理主要依赖于纸质文件，这不仅占用了大量的空间和资源，还增加了文件的管理和维护成本。为了解决这个问题，我们引入了电子文件管理系统，将部门的文件进行电子化归档和管理。通过电子文件管理系统，我们可以实现文件的快速检索和共享，大大提高了工作效率和信息流动性。

其次，我们加强了文件的权限管理。为了保护文件的安全性和保密性，我们对文件的访问和使用进行了严格的权限管理。只有经过授权的人员才能够查看和编辑文件，其他人员无法访问和修改文件。通过权限管理，我们有效地防止了文件的泄露和恶意篡改，保护了文件的机密性和完整性。

第三，我们规范了文件的命名和归档方式。为了方便文件的检索和使用，我们制定了一套文件命名规范和归档方式。根据文件的性质和用途，我们为每个文件设立了唯一的命名，并按照一定的规则和标准进行命名。同时，我们建立了档案目录体系，将文件按照一定的分类和排序方式进行归档。通过文件的规范命名和归档方式，我们大大提高了文件的检索效率和准确性。

最后，我们加强了文件的备份和恢复管理。为了防止文件的丢失和损毁，我们定期对文件进行备份，并建立了文件备份和恢复系统。通过文件的定期备份，我们可以在文件丢失或损毁时进行快速恢复，保证文件的安全性和可靠性。同时，我们还建立了文件备份和恢复的监控和审核机制，确保备份的及时性和完整性。

通过以上的措施和规定，我部门的文件管理工作得到了显著的改善和提升。电子化管理、权限管理、文件命名和归档方式，以及文件备份和恢复管理，都为我们提供了先进的文件管理方法和手段。我们相信，在这套文件管理制度的指导下，我部门的工作效率和信息安全性将得到进一步的提高。

部门文件管理制度 篇三

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一)总则

　　第一条 为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。

　　第三条 技术部文件由技术资料管理员归口管理。

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二)收文的管理

　　第四条 技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登记签收。

　　第五条 技术文件的编号保管: 所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。

　　第六条 技术文件的审批

　　1. 产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。

　　2. 技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。

　　3. 审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。

　　4. 审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　5. 审批由技术部负责人或其代理人签名后有效。

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三)发文的管理

　　第七条 发文的规定：技术文件的正式下发均由技术资料管理员负责。

　　第八条 发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。

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四)发文程序与要求

　　第九条 发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时,生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件,经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。

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五)文件的借阅和清退

　　第十条 各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表,经资料管理员确认后方可借阅使用。

　　第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条 技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

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六)文件的归档与更改

　　第十三条 文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。

　　第十四条 文件更改

　　1. 图纸更改应填写设计更改申请表。

　　2. 文件更改时，要求在文件上做出记录。

　　3. 图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。

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七)文件的销毁

　　第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。

　　第十六条 经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。

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八)质量记录

　　第十七条 图纸发放登记表：BN/QR-423-09。

　　第十八条 图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。

　　第十九条 文件更改申请/通知单：BN/QR-423-04。

部门文件管理制度 篇四

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

　　2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

　　3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

　　4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。

　　5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

　　6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

　　三、档案保密制度：

　　1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

　　2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

　　4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

　　5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

　　四、档案移交制度：

　　1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

　　2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案

等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

　　3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

　　4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。

　　5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

　　五、档案立卷归档制度

　　1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

　　2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

　　3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

　　4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

　　5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

　　6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。

　　7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

　　六、档案统计制度：

　　1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

　　2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

　　3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

　　4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

　　5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

　　七、档案的开发利用

　　1、充分利用档案为教育教学服务。

　　2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。

　　3、对档案的利用要及时登记。

　　八、检查与考核

　　1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

　　2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。

部门文件管理制度 篇五

　　一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、 归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、 档案管理员的职责：

　　1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

　　2.积极参加档案工作的对外协作活动。

　　3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提

　　高档案管理水平。

　　4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

　　5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

　　6. 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、 档案的借阅

　　1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

　　2. 公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

　　3.档案借阅者必须做到：

　　① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　五、档案的销毁

　　1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

部门文件管理制度 篇六

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　二、 文件的分类

　　1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。

　　2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。

　　三、 内行文的管理

　　1、 内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、 内行文的编号

　　各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。 3、格式要求(附件二)

　　⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

　　⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“()”括起。

　　⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。

　　⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

　　⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。

　　⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

　　⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

　　注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

　　4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。