办公室文员职责制度【精简3篇】
办公室文员职责制度 篇一
办公室文员职责制度的重要性和实施方法
办公室文员作为组织中的重要一员，承担着许多关键的职责。为了确保办公室的高效运作和组织的顺利发展，制定和执行一套完善的办公室文员职责制度是必不可少的。
首先，办公室文员职责制度对于提高工作效率和减少错误非常重要。办公室文员需要处理大量的文件和数据，确保信息的准确性和及时性。通过制定职责制度，可以明确文员的具体职责和工作流程，减少工作的重复性和冗余，从而提高工作效率。此外，职责制度还可以规范文员的操作流程，减少错误的发生，确保工作的准确性和质量。
其次，办公室文员职责制度有助于提升文员的工作积极性和责任心。制定职责制度可以明确文员的工作目标和责任范围，使其清楚地知道自己的工作职责和要求。通过明确职责，文员可以更好地理解自己在组织中的角色和重要性，进而增强工作的积极性和主动性。同时，职责制度还可以为文员提供明确的工作评价标准，让他们明白自己的工作表现会对个人发展和晋升产生何种影响，从而激励他们更加努力地工作。
第三，办公室文员职责制度有利于维护组织的权威和形象。作为组织的一员，文员的工作行为和态度直接关系到组织的形象和声誉。通过制定职责制度，可以明确文员在与外界沟通和处理文件时应遵循的规范和要求，确保他们的工作行为符合组织的价值观和形象要求。此外，职责制度还可以规定文员必须保守机密和保护组织利益的责任，确保信息的安全和组织的利益不受损害。
在实施办公室文员职责制度时，需要注意以下几点。首先，制定职责制度需要充分考虑组织的实际情况和需求，确保制度的可行性和有效性。其次，职责制度应该明确具体的职责和工作流程，避免产生模糊和重复的工作内容。同时，制度的执行需要得到组织的支持和监督，确保制度的落地和执行效果。最后，职责制度应该具有灵活性和可调整性，以适应组织发展和变化的需要。
总之，办公室文员职责制度对于组织的高效运作和文员个人的发展至关重要。通过制定和实施职责制度，可以提高文员的工作效率和准确性，增强他们的工作积极性和责任心，维护组织的权威和形象。在实施职责制度时，需要充分考虑组织的实际情况和需求，确保制度的可行性和有效性。同时，制度的执行需要得到组织的支持和监督，确保制度的落地和执行效果。办公室文员职责制度的制定和执行是一个长期的过程，需要不断完善和调整，以适应组织发展和变化的需要。
办公室文员职责制度 篇三
办公室文员职责制度
篇一：办公室文员岗位职责范文
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作。
篇二：
1.负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
2.办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
3.接听、转接电话;接待来访人员。
4.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
5.负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，
6.负责收发管理报纸、信函;
7.负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。
8.协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。
9.负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。
10.负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸;
11.总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘XX公司‘。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;
12.安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗;
13.上面交办的其它临时工作。
篇三：
1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打英发送，负责中心文件材料的领取;
2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;
3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;
4、负责办公室的日常管理工作，负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;
5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理。
6、负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作;
7、负责人事、劳资、仓库管理等工作。
8、完成领导交办的其它工作。
办公室文员岗位职责(2)
1、负责文件资料的打英登记、发放、复英装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责接转电话和记录工作。
5、负责传真收发与登记。
6、负责接待来宾。
7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。办公室文员工作职责主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作。
篇四：
文件管理
1.成文(1)内部通启(MEMO)成文：(2)根据经理要求撰写初稿;(3)请经理核查签字;(4)部门管理制度成文：(5)根据经理要求撰写初稿;(6)审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称;(7)审核通过后，送企业管理部审批;(8)呈报总经理审批。
2.发文(1)将文件原件复印存档;(2)在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、发文时间、接收部门名称;(3)到相关部门下发文件;(4)请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。
3.收文(1)收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理;(2)将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上;(3)将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张贴;(4)监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。
4.分类存放(1)对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放;(2)对于本部门下发的文件原件设专用文件夹存放，规章制度存放于相应的制度夹中;(3)对于酒店下发的规章制度根据发放的部门进行分类存放;(4)在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在目录中的序号、总页数及当前页数，如“1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页;(5)在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注;
5.装订整理(1)每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、MEMO等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月
6.借用(1)部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间;(2)对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续;(3)外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人;(4)文件归还后，要查看有无遗失、破损现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
7.销毁(1)对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁;(2)同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字;(3)将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式;工作项目名称：
表格管理
⒈申领(1)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领;(2)对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批;(3)对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用;(4)接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认;(5)对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的`表格领取时间到质检部领龋
⒉登记(1)对于领取的表格要进行登记，设立表格台帐;(2)部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人;(3)月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。
⒊整理(1)对于使用过的不需当天上交给相关部门的表格，要每十天进行一次整理;(2)月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份;(3)对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。⒈对表格要进行分类整理。
⒋存放(1)在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年等;(2)将整理好的表格按照保存期限分开存放。
⒌借用(1)对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续;(2)外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人;(3)表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
⒍销毁(1)对于到达保存期限的表格，需请示是否销毁;(2)征得同意后，以MEMO的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字;(3)将经理审批签字的MEMO上报质量管理部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式;
物资管理
⒈盘点(1)每月20日对部门办公用品、固定资产、低值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与其台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物相符;(2)如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原因，并上报部门。
⒉编制月计划(1)每月24日前根据盘点情况及部门下月的工作计划，作出下月物资申领计划;(2)填写一式四份的《物品月计划申报单》，列明物品品名、规格、上月用量、本月结存、本月申报、物品单价、每种物品的申报金额，并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在用途一栏单独注明申领原因，在经手人一栏签字。
⒊审核上报(1)将填写好的《物品月计划申报单》上报经理审批签字;(2)将经理审批通过的《物品月计划申报单》在每月25日前上报仓管部。
⒋领取(1)持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处开具《物品申领单》，并由经理签字确认;(2)持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用手续，领取物品。
⒌登记物品领回后，按照实际领取的物资名称及数量分别在相关的台帐上进行登记。
⒍发放(1)物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记;由领用人在《领用登记表》上签字确认。(2)领用登记表
⒎借用(1)其它部门因工作需要借用物品时，应征得理同意;(2)借用时应持借用物品部门负责人签MEMO，注明借用的物品名称、借用的原因、需借用的时间，《借用登记表》进行登记;(3)并在上归还时，要检查物品是否完好，如有损坏应由借用部门予以赔偿;(4)检查合格后予以接收，并由借用人在《借用登记表》上进行签字并记录归还时间。
劳保用品管理
⒈制定计划(1)每月5日按照《劳保用品规定》将需要领用的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划申报单》中。(2)遇节假日提前制定计划;
⒉审核上报(1)将列好的《物品月计划申报单》上报审批签字;(2)审批通过后，持劳保用品申领计划到人事部劳保福利员处开具;
⒊领取到仓管部办理领取手续。
⒋登记劳保用品领回后，在台帐上登记。
⒌发放(1)发放时，在台帐上做好登记;(2)由领用人在《领用登记表》上签字确认。
