英文信的格式 -书信(推荐3篇)
英文信的格式 -书信 篇一
The Format of an English Letter
In today's digital age, the art of writing letters has become less common. However, knowing how to write a letter in English is still an essential skill, whether for personal or professional purposes. In this article, I will guide you through the format of an English letter.
1. Sender's Address:
At the top right corner of the page, write your complete address. Include your street address, city, state, and zip code. If you are writing from a different country, also include your country name. Skip a line after the address.
2. Date:
On the left side of the page, below the sender's address, write the date. Use a complete format, including the day, month, and year. For example, write "July 10, 2022." Skip a line after the date.
3. Recipient's Address:
On the left side of the page, below the date, write the recipient's complete address. Include their name, title (if applicable), street address, city, state, and zip code. If you are unsure about the recipient's title, you can use "Mr." or "Ms." followed by their last name. Skip a line after the recipient's address.
4. Salutation:
Start the letter with a salutation, such as "Dear," followed by the recipient's name. If you are unsure about the recipient's gender or name, you can use a generic salutation like "To whom it may concern" or "Dear Sir/Madam." Use a colon (:) after the salutation.
5. Body of the Letter:
The body of the letter is where you express your thoughts, ideas, or concerns. Start each paragraph with an indentation or a skipped line. Keep your sentences clear and concise. Use appropriate language and tone based on the purpose of the letter.
6. Closing:
End the letter with an appropriate closing phrase, such as "Sincerely," "Best regards," or "Yours faithfully." Use a comma (,) after the closing phrase.
7. Signature:
Leave four lines after the closing and type your full name. Sign your name in the space between the closing and your typed name. If you are sending a formal letter, you can also include your job title or affiliation below your typed name.
8. Enclosure or Attachment:
If you are enclosing any documents or attaching files, mention them at the bottom of the letter. You can write "Enclosure" or "Attachment" followed by a brief description of what you are including.
Remember to proofread your letter for grammar, spelling, and punctuation errors before sending it. Printing the letter on high-quality paper adds a professional touch. If you are sending the letter via email, you can include your contact information below your typed name.
Now that you know the format of an English letter, you can confidently write letters for various purposes. Whether it is a formal business letter or a heartfelt personal letter, the proper format will ensure your message is conveyed effectively.
英文信的格式 -书信 篇二
Tips for Writing a Formal English Letter
Writing a formal letter in English can be intimidating, especially if you are not familiar with the format and conventions. In this article, I will provide you with some useful tips to help you write a formal English letter effectively.
1. Use a Proper Salutation:
Start your letter with a formal salutation, such as "Dear Mr. Smith" or "Dear Dr. Johnson." If you are unsure about the recipient's gender or name, you can use a generic salutation like "To whom it may concern" or "Dear Sir/Madam." Avoid using informal salutations like "Hey" or "Hi."
2. Be Polite and Professional:
Maintain a polite and professional tone throughout the letter. Use appropriate language and avoid slang or casual expressions. Address the recipient respectfully and avoid using personal or informal language.
3. Keep it Concise and Clear:
Write your letter in a concise and clear manner. Avoid lengthy paragraphs and use short sentences to convey your message effectively. Be specific and provide relevant details without unnecessary information.
4. Use Proper Formatting:
Follow the standard format for a formal letter. Include your complete address at the top right corner, followed by the date on the left side. Write the recipient's complete address below the date. Use paragraphs with appropriate indentation or skipped lines. Use a formal closing phrase, such as "Sincerely" or "Yours faithfully," followed by your full name and signature.
5. Proofread for Errors:
Before sending your letter, proofread it carefully for grammar, spelling, and punctuation errors. A well-written and error-free letter reflects your attention to detail and professionalism. Consider using grammar and spell-check tools to ensure accuracy.
6. Be Mindful of Tone:
When writing a formal letter, it is essential to maintain a respectful and courteous tone. Avoid using aggressive or confrontational language, even if you are expressing dissatisfaction or disagreement. Focus on being diplomatic and constructive in your communication.
7. Follow Up, if Necessary:
If you are writing a formal letter requesting information, action, or response, it is appropriate to follow up if you do not receive a timely reply. However, ensure that your follow-up communication remains polite and professional.
Writing a formal English letter may seem daunting at first, but with practice and attention to detail, you can master the art of effective communication. Remember to tailor your letter to the specific purpose and recipient, and always aim for clarity and professionalism in your writing.
英文信的格式 -书信 篇三
英文信的格式 -书信
（一） 英语书信结构、书写款式及要求：
1．书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
1）信封（envelope），
英文信的格式
。英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：2）信头 (heading)，即写发信人的地址和日期（右上角）。
3）信内姓名地址 (inside address)，即写收信人的姓名和地址（左上角）。
4） 称呼 (salutation)，即写对收信人的尊称（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。称呼后面的标点一般只能用逗号。以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。
5）正文 (body)，即信件内的主要内容。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6）信尾客套语 (complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收
信人一种礼貌客气的谦称。一般有Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly
yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,等。
7）信尾签名 (signature)，即亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。
除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有。。。。。。证明”应写为Enc…Certificate；（2）再启 (Postscript)，以P.S. 表示；（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商贸信函中。
2．书写款式
英语书信的款式一般有两种：齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，
可靠性。而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A: 齐头式信件款式：
（ 范文 1。 ）
注：用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式：
（范文 2。）
B: 折衷式信件款式：
用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的'直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式，而且
以下是一封折衷式信件。
3．信件书写要求：
写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。
（二）各类常用信件
1）感谢信
2）祝贺信
3）邀请信
4）一般信件
5）商业信件
6）求学信
7）出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad )
随着我国出国留学生日年增多一般，大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信，从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况，
书信
《英文信的格式》()。如果推荐信是写给对方某某人的，开头用 Dear… ，如果是写给对方单位或学校的，则开头可以用To whom it may concern, 或To Whom It May Concern,（意为：有关负责人）。
（1 ）信头（Letterhead）。
信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。
（2 ）封内地址（Inside Address）。
封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。
（3 ）称呼（Salutation）。
称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时 不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。
（4 ）正文（Body）。
正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.Hall
（5 ）结束语（Complimentary Close）。
结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：SincerelyYours，Love，All my love.
（6 ）签名和发信人姓名（Signaturd and Name Addresser）。
签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只需签姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。
一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（Enclosure 或Encl.）。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。
