机关公文写作基础知识(优选3篇)

机关公文写作基础知识 篇一

在机关公文写作中，正确的格式和规范的语言是非常重要的。下面将介绍一些机关公文写作的基础知识，帮助大家提高写作水平。

1. 格式要求：

- 标题：一般放在公文正文上方，居中书写，使用四号黑体字。

- 正文：使用小四号宋体字，段落之间空一行，段首空两个字，段尾不留空行。

- 页边距：上下左右均为2.5厘米。

- 页眉页脚：页眉位置写上“XX机关公文”，页脚位置写上页码。

- 签名：公文正文结束后，空一行写上“（此处无正文）”，空一行后写上发文机关全称，再空一行后写上日期。

2. 语言要求：

- 使用规范的汉字和标点符号，注意避免使用方块字和生僻字。

- 用词准确、简练，避免使用俚语和口语化的表达。

- 句子结构简单明了，控制句长，避免过长的复合句。

- 确保语句通顺，避免出现语法错误和歧义。

3. 内容要求：

- 内容要完整准确，不可含糊其辞。

- 语气要得体，既要有权威性，又要客观公正。

- 重点突出，条理清晰，段落之间要有适当的过渡。

- 避免使用个人观点和情感色彩，保持中立性。

通过以上几点基础知识的了解，我们可以更好地写好机关公文。同时，要不断学习和积累经验，多阅读优秀的机关公文范文，不断提高自己的写作水平。

机关公文写作基础知识 篇二

机关公文是机关单位内部和外部沟通交流的重要方式，它要求严谨、准确、规范。下面将介绍几个机关公文的基础知识，帮助大家提高写作水平。

1. 公文的分类：

- 公告：用于宣布重要事项，内容简洁明了。

- 通知：用于通告内部或外部单位的具体事项，要求准确明确。

- 请示报告：用于向上级单位请示或汇报工作，要求言之有理、有据。

- 决议决定：用于机关会议的决策结果，要求条理清晰、准确明确。

- 通报：用于向内部或外部单位传达信息，要求简明扼要、具备时效性。

2. 公文的写作原则：

- 准确性原则：公文要准确表达事实，避免含糊其辞。

- 简明扼要原则：公文要言之简练，突出重点，避免冗长的句子和复杂的词语。

- 规范性原则：公文要符合格式规范，使用规范的语言文字。

- 逻辑性原则：公文要有条理，内容之间要有逻辑关系，避免前后矛盾。

- 公正性原则：公文要客观公正，不带个人情感和观点。

3. 公文的写作步骤：

- 明确写作目的和对象。

- 收集相关资料和信息。

- 进行组织和分析，确定要表达的内容和结构。

- 进行初步的写作，注意语言的准确性和简明扼要性。

- 进行修改和润色，确保语句通顺、内容完整。

- 最后进行审查和签发，确保公文的规范性和准确性。

通过以上几点基础知识的了解，我们可以更好地写好机关公文。同时，要注重实践和积累经验，不断提高自己的写作水平。

机关公文写作基础知识 篇三

机关公文写作基础知识

　　机关公文是应用文大家族中十分重要的一种，它是党的机关、人大机关、行政机关、军队机关等在管理协调中形成的具有法定效力和规范格式的文书。下面是小编收集整理的机关公文写作基础知识，希望能够帮助到大家。

　　一、公文的功能

　　（一）公文的涵义与特点

　　公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线，方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具、

　　公文分类

　　按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：

　　1、通用文书

　　（1）法定公文

　　（2）事务文书

　　2、专用文书

　　财经文书，司法文书，科技文书，军事文书等等

　　公文的主要特点：

　　1、法定性

　　2、政策性

　　3、实用性

　　4、时效性

　　5、规范性

　　（二）公文的作用（功能）

　　1、决策与领导作用（最主要的作用）

　　2、强制执行和处理的作用

　　3、依据和凭证作用

　　4、公务联系与沟通作用

　　5、宣传与教育作用

　　二、公文的文体，结构，格式与稿本

　　（一）公文的文体

　　公文的文体是指公文的表达方式、属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：

　　1、公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统、

　　2、公文兼用说明，叙述，议论三种表达方式、

　　（二）公文的`结构

　　公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性、

　　公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人，标题，主送机关，正文，附件说明，成文日期，印章，附注，附件，主题词，抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成、

　　（三）公文的格式（重点内容）

　　公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定、

　　1、公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸、纸张白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7.5~9.5。

　　2、公文用纸幅面及版面尺寸

　　（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准a4型（210mmx297mm）。

　　（2）公文页边与版心尺寸：

　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

　　公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

　　版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码）

　　a4型公文用纸页边及版心尺寸

　　3、公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

　　4、排版规格与印制装订要求

　　（1）排版规格：文字符号从上至下，自左而右依次横写横排、正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm、印品着墨实，均匀；字面不花，不白，无断划。

　　（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页、骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm、平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

　　5、公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素分为眉首，主体，版记三部分。

　　（1）眉首

　　公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　秘密等级和保密期限：标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　下行，平行公文首页格式。

　　上报公文首页版式

　　紧急程度：紧急文件有”特急”，”急件”，紧急电报有”特提”，”特急”，”加急”，”平急”、标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行、发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加”文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称、发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）、对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm、发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识、字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm、联合行文时应使主办机关名称在前，”文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文、行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号、

　　发文字号：由发文机关代字，年份和序号组成、发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份，序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，XX不能写成04），用六角中括号”〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加”第”字。

　　注意：用直角中括号”茂xx[XX]10号”，用小括号”茂xx（XX）10号”都是不规范的。

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧、发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名、如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

　　（2）主体

　　公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号、如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格、数字，年份不能回行（一个阿拉伯数字，年份不能分成两行）。

　　附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识”附件”，后标全角冒号和名称、附件如有序号使用阿拉伯数码（如”附件：1、xxxxx”）；附件名称后不加标点符号、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识”附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

　　成文时间：以领导人签发的时间为准、联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签、成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准、电报，以发出日期为准。

　　标法：用汉字将年，月，日标全；零写为”○”；成文时间的标识位置见下。

　　公文生效标识：公文除”会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章、行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　a、单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间、成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色、公文末页版式。

　　b、联合行文印章有两种情况：

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色、只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐、两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间、主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　联合行文末页公文版式

　　特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识”此页无正文”的方法解决。

　　附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行、如：（此件发至县，团级，传达到全体党员）、”请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（3）版记

　　主题词：公文应当标注主题词、上行文按照上级机关的要求标注主题词、”主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

　　抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称，统称、公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识”抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号、如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　版记示意图

　　印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字、印发机关左空1字，印发时间右空1字、印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　　版记的位置：版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。