公司档案管理方案【优质6篇】

公司档案管理方案 篇一

随着现代企业的发展和扩张，公司档案管理变得越来越重要。一个高效的档案管理方案可以帮助企业提高工作效率、保护重要信息，并且符合法律法规的要求。本文将介绍一个可行的公司档案管理方案。

首先，一个好的公司档案管理方案应该包括一个完善的文件分类和标识系统。文件分类可以根据不同的部门、项目和时间进行，以便于快速查找和检索。标识系统可以使用条形码、二维码或者RFID等技术，以确保每个文件都能够被准确地定位和追踪。

其次，档案管理方案还应该包括一个安全可靠的存储和保护系统。企业可以选择建立自己的档案室，或者将档案存放在专业的档案管理公司。无论选择哪种方式，都需要确保档案室具备防火、防水、防尘和防盗的设施和措施。此外，还需要定期进行备份和归档，以防止文件的丢失和损坏。

另外，档案管理方案还应该包括一个合理的访问和权限控制系统。根据不同的岗位和职责，员工应该被分配不同的访问权限。只有经过授权的人员才能够查看、修改或者删除档案，以确保档案的安全性和完整性。

最后，档案管理方案还应该包括一个有效的档案销毁和归档流程。根据法律法规的要求，企业需要对一些过期或者无用的档案进行销毁或者归档。销毁可以采用物理销毁或者电子销毁的方式，归档可以采用长期存储或者数字化存储的方式。无论采用哪种方式，都需要确保销毁和归档的过程是安全、可靠且符合法律法规的要求。

综上所述，一个高效的公司档案管理方案应该包括完善的文件分类和标识系统、安全可靠的存储和保护系统、合理的访问和权限控制系统，以及有效的档案销毁和归档流程。只有通过这些措施，企业才能够实现档案管理的高效和安全，从而提高工作效率、保护重要信息，并且符合法律法规的要求。

公司档案管理方案 篇二

随着信息技术的快速发展，公司档案管理也在不断地进行创新和改进。一个现代化的公司档案管理方案应该充分利用信息技术的优势，提高档案管理的效率和安全性。本文将介绍一个基于云存储的公司档案管理方案。

首先，基于云存储的公司档案管理方案可以将档案数据存储在云服务器中，以实现远程访问和共享。员工可以通过互联网随时随地访问和查看档案，无需受限于实体档案室的时间和地点。此外，云存储还可以提供自动备份和容灾功能，以保证档案数据的安全性和可靠性。

其次，基于云存储的公司档案管理方案还可以提供强大的检索和分析功能。通过建立一个完善的档案索引和元数据系统，员工可以快速搜索和定位需要的档案。同时，还可以利用数据分析和挖掘技术，对档案数据进行深入的统计和分析，以提供更多有价值的信息和洞察。

另外，基于云存储的公司档案管理方案还可以提供更高的安全性和隐私保护。云服务器通常具备严格的安全措施和权限管理机制，以保护档案数据不被未经授权的人员访问和泄露。此外，云存储还可以提供数据加密和身份认证等技术，以进一步增强档案数据的安全性。

最后，基于云存储的公司档案管理方案还可以实现自动化和智能化的档案管理。通过结合人工智能和大数据技术，可以实现自动化的档案归档、整理和分类。同时，还可以使用自然语言处理和机器学习技术，对档案数据进行自动化的文本提取和信息抽取。

综上所述，基于云存储的公司档案管理方案可以提高档案管理的效率和安全性，实现远程访问和共享，提供强大的检索和分析功能，提高安全性和隐私保护，以及实现自动化和智能化的档案管理。通过引入信息技术的优势，企业可以更好地管理和利用公司档案，提高工作效率和决策能力。

公司档案管理方案 篇三

　　为了确保事情或工作安全顺利进行，我们需要提前开始方案制定工作，方案是阐明行动的时间，地点，目的，预期效果，预算及方法等的书面计划。那么制定方案需要注意哪些问题呢？以下是小编为大家收集的公司档案管理方案（通用10篇），供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

公司档案管理方案 篇四

　　第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。

　　第二条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

　　第三条企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

　　第四条企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

　　第五条企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

　　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

　　第六条企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

　　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

　　第七条企业文件材料归档的基本要求

　　1、归档的文件材料必须完整。

　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　第八条企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

　　12、其他方面。

　　第九条归档时间

　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　第十条企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。[1]

　　第十一条企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

　　第十二条企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

　　第十三条企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

　　第十四条企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

　　第十五条企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

　　第十六条企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

　　第十七条企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。

　　第十八条档案分类

　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

　　4、常用的分类方法有：

　　（1）按产品型号分类；

　　（2）按设备型号分类；

　　（3）按科研课题分类；

　　（4）按工程项目分类；

　　（5）按专业性质分类；

　　（6）按组织机构分类；

　　（7）按时间分类。

　　第十九条档案编目与编制检索工具

　　1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

　　2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

　　第二十条档案保管

　　1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　　6、档案库房的一般要求：

　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

　　第二十一条图纸的修改、补充

　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

　　第二十二条档案鉴定

　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：

　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。

　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

　　第二十三条档案统计

　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

　　第二十四条　档案管理现代化

　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

　　第二十五条档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

　　第二十六条企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

　　第二十七条企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。

　　第二十八条企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

　　第二十九条企业档案信息开发利用的几种形式

　　1、在企业内部实行档案开架阅览。

　　2、编制并交流档案目录。

　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

　　第三十条企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

　　第三十一条对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。

　　第三十二条企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。

　　第三十三条要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

　　第三十四条企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

　　第三十五条档案管理人员

　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。

　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

　　第三十六条企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

　　第三十七条企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

　　第三十八条企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

　　第三十九条集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

　　第四十条本规定由国家档案局负责解释。

　　第四十一条本规定自发布之日起执行。

公司档案管理方案 篇五

　　1．人力资源信息管理

　　1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。

　　1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。

　　1.3公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。

　　2．人事档案管理的基本要求

　　2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。

　　2.2人事档案管理必须严格确保材料保密。

　　3．确立两级档案管理制度

　　3.1一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；

　　3.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料

　　4．人事档案分类

　　第一类：履历材料；

　　第二类：自传材料；

　　第三类：鉴定、考核、考察材料；

　　第四类：学历和评聘材料；

　　第五类：政治面貌材料；

　　第六类：奖励材料；

　　第七类：处分材料；

　　第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

公司档案管理方案 篇六

　　一、 指导思想

　　档案管理工作是档案提供利用的前提， 档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，为加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我公司档案资源，更好地为公司生产销售等发展服务，现按照安徽省档案管理标准的要求，结合我公司的工作实际，特制订实施方案如下：

　　1、成立档案整理工作领导小组，制定档案的分类方案，保管期限表和归档范围。

　　2、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。

　　3、按照不同类别及其相互关系，进行合理的排列归类。

　　4、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作，有序地为档案的提供利用工作服务。

　　二、档案的保存

　　1、保存地点：办公室档案柜

　　2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　3、保存的具体方法见XX有限公司档案管理制度规定。

　　三、实施步骤

　　(一)准备阶段(20XX年11月-20XX年 12月)

　　1、考察学习，借鉴经验。由公司分管档案工作的领导指导，办公室相关人员参加，协同 档案管理员建立档案室。同时档案管理员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。

　　2、严格执行和完善安徽xxxx科技有限公司制度。根据国家档案局，结合我局实际，在深入调查的基础依据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》的有关规定上，完善公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准档案管理实施方案档案管理实施方案。

　　3、成立档案管理领导小组。为确保公司档案目标管理达到标准化、规范化，成立档案部组长，公司相关成员、公司各部(单位)主要负责人及相关责任成员的档案管理达标工作领导小组，组织实施我公司档案管理实施工作。领导小组主要负责全公司人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。

　　4、召开档案组成立大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成成员参加的档案档案工作动员会，安排介绍公司档案管理工作的规定及实施方案。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。

　　(二)实施计划(20XX年 1月-20XX年2 月)

　　1、收集整理各门类档案资料。

　　(1)文书文件材料的收集整理

　　按照归档范围对20XX至20XX文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。

　　(2)生产档案

　　自生产投产以来文件、资料和图纸，和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。

　　(3)会计档案收集齐全，进一步规范。

　　(4)声像、图片文件材料的收集整理

　　对我公司在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括生产成果、专利申请、工程管理、科研培训、专家(政务要员)考察来访等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。

　　(5)电子文档文件材料的收集

　　对一部分整理不规范，散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护，规范整理。

　　(6)实物材料的整理

　　对我公司获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。

　　2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合本公司工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。完善《档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查阅须知》等制度。

　　3、做好档案信息编研工作档案管理实施方案百科

　　编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

　　4、完善基础设施，改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房、阅档室(荣誉室)和档案人员办公室，做到“三分开”;配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。