公司公章证件管理制度(优秀3篇)
公司公章证件管理制度 篇一
随着公司规模的不断扩大和业务范围的不断扩展，公司公章和证件的管理变得越来越重要。为了确保公司公章和证件的安全和合规使用，我们制定了公司公章证件管理制度。本制度旨在规范公司公章和证件的管理流程，加强对公章和证件的监管和保护，防止公章和证件被滥用或丢失。
一、公章管理
1. 公章使用权限：公司公章的使用权限仅限于授权人员，未经授权人员严禁使用公章。
2. 公章保管：公司公章由专人保管，确保公章不被盗用或遗失。保管人员需定期检查公章的完整性和安全性。
3. 公章使用记录：每次使用公司公章，必须填写公章使用记录，包括使用日期、用途、使用人员等信息，并由使用人员和主管人员签字确认。
二、证件管理
1. 证件登记：公司所有员工和相关合作伙伴的证件必须在入职或合作前进行登记，包括身份证、护照、驾驶证等。登记信息包括证件号码、有效期限等，并进行备案和存档。
2. 证件保管：公司证件由专人保管，确保证件的安全性和完整性。保管人员需定期检查证件的有效期限，及时提醒相关人员进行证件的更新。
3. 证件使用记录：每次使用公司证件，必须填写证件使用记录，包括使用日期、用途、使用人员等信息，并由使用人员和主管人员签字确认。
三、公章和证件的使用限制
1. 公章使用限制：公司公章仅限于合法合规的业务活动中使用，不得用于非法活动或违规操作。禁止私自盖章、伪造盖章等行为。
2. 证件使用限制：公司证件仅限于与工作相关的活动中使用，不得用于个人私利或其他非法用途。禁止将证件出借给他人使用或进行伪造、篡改等行为。
四、公章和证件的丢失和遗失处理
1. 公章丢失：一旦发现公司公章遗失，应立即报告主管人员并向公安机关报案，同时进行相应的内部调查和追责。
2. 证件遗失：一旦发现公司证件遗失，应立即报告主管人员，并尽快办理挂失手续或补办手续，以防止证件被他人滥用。
本公司公章证件管理制度将严格执行，违反本制度的人员将受到相应的纪律处分。我们相信，通过加强公司公章和证件的管理，能够保障公司的合规运营，确保公司利益和员工权益的安全。同时，我们也呼吁全体员工共同遵守本制度，共同维护公司公章和证件的安全和合规使用。
公司公章证件管理制度 篇三
公司公章证件管理制度
印信、证照管理制度(暂行)
一、目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的`工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。
二、适用范围：本制度适用于公司各部门所有的印章和证照
三、管理部门：综合管理部
四、职责范围：
(一)综合管理部负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。
(二)负责本制度的实施与监督。
五、内容：
(一)印章、证照分类：公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章
(二)印章的刻制与注销：凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》向综合管理部提出申请，综合管理部经理确认同意并批准后方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由综合管理部统一负责，刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。
(三)申请新办的印章或证照须在综合管理部进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由综合管理部进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由综合管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。
(四)印章、证照的管理：
1、公司的所有印章、证照，均由综合管理部负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。
2、由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由综合管理部登记、留样或办理年检年审手续。综合管理部应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。
3、所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向综合管理部报告。
4、公司营业执照(正副本)、公司公章、税务登记证(正副本)、组织机构代码证(正副本、IC卡)由综合管理部负责管理及使用。
5、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。
6、财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。
7、综合管理部专人保管《印章规范使用表》，财务专用章、法人代表私章统一收归公司财务专管。
8、印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向综合管理部书面报告，并与综合管理部商量补救措施。
9、各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。
10、印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报综合管理部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制;若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向综合管理部出具书面申请。
(五)印章、证照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。
(六)介绍信管理：
1、介绍信种类：存根介绍(法人授权书、法人证明书等)、信笺介绍、证明信。
2、介绍信一般由综合管理部负责归档保存。
3、开具介绍信要按照印章使用程序严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后综合管理部审核;重要事宜需由各级主管签署意见后，由综合管理部报总经理审批;使用存根介绍必须经总经理审批，如使用已由法人代表签字的空白授权书，须报总经理或法人代表本人同意。
4、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应及时退还。
5、如若发现介绍信丢失，领用人应及时向综合管理部反映，及时采取相应措施。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因(用途)，并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司综合管理部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来，向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。
六、本制度自总经理批准之日起执行。
七、本制度由综合管理部负责解释。
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