机关公文写作基础知识(经典3篇）

机关公文写作基础知识 篇一

机关公文写作是公务员工作中必备的基本技能之一。一份优秀的机关公文能够清晰、准确地传达信息，使得读者能够迅速理解并采取相应的行动。下面是一些机关公文写作的基础知识，希望对广大公务员们有所帮助。

首先，机关公文的格式要规范。一份规范的机关公文应该包括标题、发文机关、日期、密级、文号、正文、落款、附件等要素。这些要素的排列顺序和格式都有相应的规定，需要注意的是要根据具体的文件类型和级别进行调整。

其次，机关公文的语言要简练明了。在写机关公文时，要避免使用过于复杂的词汇和长句子。应该使用简洁明了的语言，让读者能够迅速理解文件的主要内容。同时，要注意使用正确的词语和术语，避免出现语法错误和用词不当的情况。

另外，机关公文的内容要准确详实。机关公文通常是为了传达某种信息或者采取某种行动而编写的，因此，文件的内容应该准确、详实，不能含糊其辞或者含糊其实。在写作过程中，要反复核对信息的准确性，并确保所写的内容符合实际情况。

最后，机关公文的结构要合理严谨。机关公文应该有明确的开头、中间和结尾，各个部分之间要有逻辑性和连贯性。开头部分要简要概括文件的要点，中间部分要详细说明相关事项，结尾部分要明确表达文件的目的和要求。同时，要注意使用恰当的标题和段落，使得文件的结构更加清晰。

综上所述，机关公文写作是一项需要掌握的基本技能。通过遵循规范的格式、简练明了的语言、准确详实的内容和合理严谨的结构，我们可以写出一份优秀的机关公文，为工作的顺利进行提供保障。

机关公文写作基础知识 篇二

机关公文写作是公务员工作中必不可少的一项技能。一份优秀的机关公文不仅能够清晰地传达信息，还能够体现公务员的专业素养和工作能力。下面是一些机关公文写作的基础知识，希望对广大公务员们有所帮助。

首先，机关公文的目的要明确。在写机关公文之前，要明确所要达到的目的和效果。是要传达信息、征求意见还是提出建议？明确目的之后，可以有针对性地选择合适的写作方式和表达方式，以达到预期的效果。

其次，机关公文的语言要规范。机关公文是一种正式的文件，因此在语言方面要注意规范。要遵循正确的语法和标点用法，注意使用正确的词汇和术语。同时，要注意避免使用口头化的语言、口语化的表达方式和不当的修辞手法，保持公文的正式性和严肃性。

另外，机关公文的逻辑要清晰。在写机关公文时，要注意构建清晰的逻辑关系，使得读者能够迅速理解文件的主要内容和思路。可以采用分段、标点等方式来划分不同的内容和段落，使得文件的结构更加清晰。

最后，机关公文的风格要得体。机关公文的风格应该与文件的性质和目的相适应。在正式的文件中，要注意使用中性的语气和客观的态度，避免使用过于主观的表达方式。同时，要注意使用恰当的格式和排版，使得文件更加整洁美观。

综上所述，机关公文写作是一项重要的技能。通过明确目的、规范语言、清晰逻辑和得体风格，我们可以写出一份优秀的机关公文，提高工作的效率和质量。希望广大公务员们能够不断提升自己的写作能力，为工作的顺利进行贡献自己的力量。

机关公文写作基础知识 篇三

机关公文写作基础知识

　　机关公文是应用文大家族中十分重要的一种，它是党的机关、人大机关、行政机关、军队机关等在管理协调中形成的具有法定效力和规范格式的文书。下面是小编收集整理的机关公文写作基础知识，希望能够帮助到大家。

　　一、公文的功能

　　（一）公文的涵义与特点

　　公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线，方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具、

　　公文分类

　　按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：

　　1、通用文书

　　（1）法定公文

　　（2）事务文书

　　2、专用文书

　　财经文书，司法文书，科技文书，军事文书等等

　　公文的主要特点：

　　1、法定性

　　2、政策性

　　3、实用性

　　4、时效性

　　5、规范性

　　（二）公文的作用（功能）

　　1、决策与领导作用（最主要的作用）

　　2、强制执行和处理的作用

　　3、依据和凭证作用

　　4、公务联系与沟通作用

　　5、宣传与教育作用

　　二、公文的文体，结构，格式与稿本

　　（一）公文的文体

　　公文的文体是指公文的表达方式、属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：

　　1、公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统、

　　2、公文兼用说明，叙述，议论三种表达方式、

　　（二）公文的`结构

　　公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性、

　　公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人，标题，主送机关，正文，附件说明，成文日期，印章，附注，附件，主题词，抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成、

　　（三）公文的格式（重点内容）

　　公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定、

　　1、公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸、纸张白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7.5~9.5。

　　2、公文用纸幅面及版面尺寸

　　（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准a4型（210mmx297mm）。

　　（2）公文页边与版心尺寸：

　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

　　公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

　　版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码）

　　a4型公文用纸页边及版心尺寸

　　3、公文中图文的颜色

　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

　　4、排版规格与印制装订要求

　　（1）排版规格：文字符号从上至下，自左而右依次横写横排、正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm、印品着墨实，均匀；字面不花，不白，无断划。

　　（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页、骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm、平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

　　5、公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素分为眉首，主体，版记三部分。

　　（1）眉首

　　公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　秘密等级和保密期限：标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　下行，平行公文首页格式。

　　上报公文首页版式

　　紧急程度：紧急文件有”特急”，”急件”，紧急电报有”特提”，”特急”，”加急”，”平急”、标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行、发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加”文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称、发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）、对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm、发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识、字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm、联合行文时应使主办机关名称在前，”文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文、行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号、

　　发文字号：由发文机关代字，年份和序号组成、发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份，序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，XX不能写成04），用六角中括号”〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加”第”字。

　　注意：用直角中括号”茂xx[XX]10号”，用小括号”茂xx（XX）10号”都是不规范的。

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧、发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名、如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

　　（2）主体

　　公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号、如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格、数字，年份不能回行（一个阿拉伯数字，年份不能分成两行）。

　　附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识”附件”，后标全角冒号和名称、附件如有序号使用阿拉伯数码（如”附件：1、xxxxx”）；附件名称后不加标点符号、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识”附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

　　成文时间：以领导人签发的时间为准、联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签、成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准、电报，以发出日期为准。

　　标法：用汉字将年，月，日标全；零写为”○”；成文时间的标识位置见下。

　　公文生效标识：公文除”会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章、行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　a、单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间、成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色、公文末页版式。

　　b、联合行文印章有两种情况：

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色、只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐、两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间、主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　联合行文末页公文版式

　　特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识”此页无正文”的方法解决。

　　附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行、如：（此件发至县，团级，传达到全体党员）、”请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（3）版记

　　主题词：公文应当标注主题词、上行文按照上级机关的要求标注主题词、”主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

　　抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称，统称、公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识”抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号、如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　版记示意图

　　印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字、印发机关左空1字，印发时间右空1字、印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　　版记的位置：版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。