文件管理制度【精彩6篇】

文件管理制度 篇一

随着信息技术的飞速发展，各个组织和机构的文件数量不断增长，文件管理变得越来越重要。一个良好的文件管理制度可以帮助组织有效地组织、存储和检索文件，提高工作效率，保护重要信息的安全性。本文将介绍一个优秀的文件管理制度的重要组成部分。

首先，一个优秀的文件管理制度应该明确规定文件的分类和归档方式。文件的分类和归档是整个文件管理过程的基础，它可以帮助组织快速准确地找到需要的文件。因此，文件管理制度应该规定一套明确的分类标准，并提供相应的归档方法和流程。例如，可以按照文件的主题、类型、重要性等进行分类，然后制定相应的归档规则，如按照时间顺序进行归档或按照特定的文件编号进行归档。这样可以避免文件混乱和丢失的问题，提高文件检索的效率。

其次，一个优秀的文件管理制度应该规定文件的保存期限和销毁方式。不同类型的文件有不同的保存期限和销毁方式，这是为了保护组织和个人的合法权益。文件管理制度应该规定清楚各类文件的保存期限，如合同文件、财务文件、人事档案等，以及相应的销毁方式，如纸质文件的焚烧、电子文件的删除等。这样可以避免文件过期占用存储空间，同时也可以保护组织和个人的隐私和商业机密。

第三，一个优秀的文件管理制度应该规定文件的访问权限和安全保护措施。文件管理制度应该明确规定不同人员对文件的访问权限，以及相应的安全保护措施。例如，可以对文件进行分类，对不同级别的文件设置不同的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。另外，还可以采取加密、防火墙等技术手段加强文件的安全保护，防止文件被非法篡改和泄露。

最后，一个优秀的文件管理制度应该建立一个完善的文件管理流程和责任制度。文件管理是一个复杂的过程，需要多个环节的协同配合。文件管理制度应该明确规定文件的创建、流转、审批、存储、归档等各个环节的具体流程，并明确各个环节的责任人和责任分工。这样可以确保文件管理的规范性和高效性，提高整个组织的工作效率。

综上所述，一个优秀的文件管理制度应该包括文件的分类和归档方式、文件的保存期限和销毁方式、文件的访问权限和安全保护措施，以及完善的文件管理流程和责任制度。只有建立一个科学规范的文件管理制度，才能有效地管理和保护组织的文件资源，提高工作效率，确保信息的安全性。

文件管理制度 篇二

随着信息化时代的到来，各个组织和机构的文件数量不断增加，如何建立一个高效的文件管理制度成为了一个亟待解决的问题。一个优秀的文件管理制度可以帮助组织更好地管理和利用文件资源，提高工作效率。本文将介绍一个成功的文件管理制度的实施经验。

首先，一个成功的文件管理制度需要建立一个科学规范的文件分类和归档系统。文件的分类和归档是整个文件管理过程的基础，它可以帮助组织快速、准确地找到需要的文件。因此，文件管理制度应该规定一套明确的分类标准，并提供相应的归档方法和流程。例如，可以根据文件的主题、类型、重要性等进行分类，然后制定相应的归档规则，如按照时间顺序进行归档或按照特定的文件编号进行归档。这样可以避免文件混乱和丢失的问题，提高文件检索的效率。

其次，一个成功的文件管理制度需要建立一个合理的文件保存期限和销毁方式。不同类型的文件有不同的保存期限和销毁方式，这是为了保护组织和个人的合法权益。文件管理制度应该规定清楚各类文件的保存期限，如合同文件、财务文件、人事档案等，以及相应的销毁方式，如纸质文件的焚烧、电子文件的删除等。这样可以避免文件过期占用存储空间，同时也可以保护组织和个人的隐私和商业机密。

第三，一个成功的文件管理制度需要建立一个可靠的文件访问权限和安全保护措施。文件管理制度应该明确规定不同人员对文件的访问权限，以及相应的安全保护措施。例如，可以对文件进行分类，对不同级别的文件设置不同的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。另外，还可以采取加密、防火墙等技术手段加强文件的安全保护，防止文件被非法篡改和泄露。

最后，一个成功的文件管理制度需要建立一个完善的文件管理流程和责任制度。文件管理是一个复杂的过程，需要多个环节的协同配合。文件管理制度应该明确规定文件的创建、流转、审批、存储、归档等各个环节的具体流程，并明确各个环节的责任人和责任分工。这样可以确保文件管理的规范性和高效性，提高整个组织的工作效率。

综上所述，一个成功的文件管理制度需要建立一个科学规范的文件分类和归档系统，合理的文件保存期限和销毁方式，可靠的文件访问权限和安全保护措施，以及完善的文件管理流程和责任制度。只有建立一个科学规范的文件管理制度，才能更好地管理和利用文件资源，提高工作效率。

文件管理制度 篇三

　　机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　(二)按领导签批的范围进行传阅。

　　(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　(四)归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

　　(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

文件管理制度 篇四

　　1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

　　2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

　　3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

　　4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

　　5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

　　6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

　　7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

　　8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

　　9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

　　10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

　　11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

　　12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

文件管理制度 篇五

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括:

　　1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

文件管理制度 篇六

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

　　3定义

　　3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

　　4职责

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

　　4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　4.3文件编制、审批、发布的权责

　　4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

　　4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

　　5文件分级分类

　　5.1文件分级

　　5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

　　5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

　　5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

　　5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

　　6文件编号、标识与控制

　　6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

　　注：各部门代号

　　部门代码部门代码部门代码部门代码

　　6.2文件的标识与控制

　　文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

　　长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

　　一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

　　7文件编制、审核、批准和发布

　　7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

　　(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

　　(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

　　(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

　　(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　7.2文件归档、发放、保管

　　7.2.1文件归档

　　(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

　　(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

　　7.2.2文件发放

　　公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

　　(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

　　(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

　　(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

　　(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

　　7.2.3文件保管与借阅

　　(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

　　c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

　　(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

　　(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

　　7.3文件的更改与回收作废

　　7.3.1文件更改

　　(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

　　(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

　　(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

　　(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

　　(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

　　7.4文件的作废与销毁

　　(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

　　(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在

文件上标注“作废”字样。

　　(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

　　7.5外来文件管理

　　7.5.1外来文件接收与归口。

　　(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

　　(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

　　(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

　　7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

　　文件密级发放、传阅范围。

　　绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象。

　　机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象。

　　秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的`相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象。